Concur Expense: 領収書の
取扱い – デジタル領収書

設定ガイド

最終変更日: 2022 年 11 月 3 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Concur Expense
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Concur Travel
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Concur Invoice
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Concur Request
 Professional/Premium edition
 Standard edition

目次

セクション 1: アクセス許可 1

セクション 2: イメージングおよび領収書に関するガイド各種 1

セクション 3: 概要 3

本ガイドについて 3

概要 3

アップロードとメール送信の違い 4

レポート レベルと経費エントリ レベルの違い 4

セクション 4: [経費に添付できる領収書] ライブラリを使用するための準備 4

メール照合 5

代理の委託および登録 7

セクション 5: アップロード、メール、およびデジタル化された領収書のガイドライン 7

メール送信とアップロードについて (概要) 7

イメージのアップロードについて 7

Fapiao 領収書について 8

デジタル化された領収書について 8

用語集 8

サポートされるマーケット 9

電子アーカイブ ガイドライン (ポルトガル) 9

メールで送信されたイメージについて 10

PDF ファイルについて 11

タイムスタンプ付きのイメージについて 11

セクション 6: ユーザーの操作性 11

領収書が必要かどうかの判断 13

レポート レベルでの領収書のアップロード/表示/削除 - レポート提出前 14

アップロード - レポート レベル 14

表示 - レポート レベル 16

削除 - レポート レベル 17

経費エントリ レベルでの領収書のアップロード / 表示 / 削除 18

アップロード - 経費エントリ レベル 18

表示 - 経費エントリ レベル 19

削除 - 経費エントリ レベル 21

[経費に添付できる領収書] ライブラリのイメージの添付 / 表示 / 削除 21

添付 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ 21

表示 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ 23

削除 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ 23

レポートの提出 23

セクション 7: 代理の操作 24

代理構成とユーザー プロファイル 24

[経費に添付できる領収書] ライブラリへのメールの登録 25

ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリへの領収書のメール送信 25

[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用する場合の権限の委任 26

セクション 8: 承認者と処理担当者の操作性 26

セクション 9: [経費に添付できる領収書] ライブラリの管理 27

ライブラリへの領収書のメール送信 27

代理の委託 27

領収書の [経費に添付できる領収書] ライブラリへのアップロード 27

経費精算ホーム ページから 27

経費エントリから 28

ライブラリからの領収書の削除 29

セクション 10: その他の考慮事項 30

[領収書イメージを保留] ワークフロー ステップ 30

Adobe Reader 31

圧縮 31

領収書イメージのアップロードのトラブルシューティング 31

セクション 11: 領収書紛失申告の使用 32

概要 32

ユーザー、代理、およびプロキシ 33

ユーザーの操作性 33

申告の削除 34

構成 34

セクション 12: 日本 e-文書領収書タイムスタンプ 35

ユーザーの操作性 35

管理者の操作性 38

グループ構成 38

ワークフロー ルール 39

監査ルール 39

領収書の取扱い 40

ツール 41

レポートの処理 44

構成/機能のアクティブ化 44

NextGen UI 44

セクション 13: Fapiao 領収書の取り込み 45

Fapiao の取り込み 46

ユーザーの操作性 49

Fapiao のフィールド 50

管理者の操作性 53

セクション 14: 領収書のデジタル化 53

概要 53

紙の領収書のデジタル化 54

領収書のデジタル化が失敗した場合 55

ユーザーの操作性 55

レポートに追加できる経費のデジタル化された領収書 56

経費に添付できる領収書のデジタル化された領収書 56

経費リストのデジタル化された領収書 57

デジタル化された領収書の削除 57

デジタル化された PDF のダウンロード 57

承認者と処理担当者の操作性 57

管理者の操作性 58

グループ構成 58

ワークフロー ルール 59

監査ルール 60

領収書の取扱い 61

レポートの処理 62

構成/機能のアクティブ化 62

セクション 15: 構成 62

ステップ 1: Concur 内部設定の有効化 63

ステップ 2: イメージング サービスの有効化 63

ステップ 3: 領収書イメージング構成の作成または修正 63

ステップ 4: ポリシーへの割り当て 64

ステップ 5: (オプション) 領収書の通知テキストの修正 65

ステップ 6: (オプション) 代理構成の修正 65

ステップ 7: (オプション) 領収書ワークフロー ステップの保留 67

ステップ 8: (オプション) 領収書紛失申告の有効化 67

機能の有効化 67

申告ルール 68

ステップ 9: (オプション) 日本 e-文書タイムスタンプ 68

機能の有効化 68

ステップ 10: (オプション) Fapiao の取り込みの有効化 69

ステップ 11: (オプション) 領収書のデジタル化の有効化 69

改訂履歴

日付

注意事項 / コメント / 変更内容

2022 年 11 月 3 日

NextGen UI に関する情報を追加しました。全体的な修正を行いました。表紙の日付を更新しました。

2022 年 10 月 1 日

2022年 11 月 1 日に FAX 機能廃止となったため、FAX の記述を削除しました。

2022 年 6 月 20 日

NextGen UI の使用時に、無制限の数の領収書をアップロードできます。

2022 年 6 月 18 日

領収書のデジタル化機能に対するポルトガルの追加サポートに関する情報を追加しました。領収書のデジタル化セクションのコンテンツの絞り込み。

2022 年 4 月 1 日

政府デジタル領収書サイトへの正しいリンク。

2022 年 1 月 22 日

サポートされている追加の領収書の種類 (OFD など) に関する情報を追加しました。

サポートが廃止されたため、HTML (書式付き) ファイルのアップロードに関する記述を削除しました。

2021 年 10 月 18 日

レポートの処理セクションに NextGen UI セクションを追加し、タイムスタンプ イメージ (具体的には、経費精算レポートの提出前と提出後) が付与された経費エントリを処理するための従来の UI と NextGen UI の違いを説明する表を加えました。

2021 年 10 月 12 日

新しいタイムスタンプが設定されたイメージについてセクションをセクション 5:

アップロード、メール、およびデジタル化された領収書のガイドラインに追加しました。

セクション 6: レポート レベル (レポート提出の前と後の両方) での領収書イメージの移動、削除、および添付解除に関連する変更を反映するためにユーザーに表示される内容が更新されました。

前回のガイド更新時以降の UI の変更に合わせて、セクション 12: 日本 e-文書領収書タイムスタンプを更新しました。

2021 年 5 月 14 日

メールおよびアップロードについて – 概要セクションを更新し、使用可能なファイル形式として HTML を追加しました。

2021 年 1 月 27 日

Fapiao 領収書に関する注意事項、Fapiao 領収書の取り込み、および (オプション) Fapiao の取り込みの有効化の 3 つの新しいセクションを追加しました。

2021 年 1 月 7 日

著作権を更新しました。表紙のタイトルに Concur を追加しました。表紙の日付に変更はありません。

2020 年 9 月 25 日

FAX 文書タイトルを更新しました。FAX 機能がレガシーである旨の注意を追加しました。表紙の日付に変更はありません。

2020 年 4 月 9 日

ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。

2020 年 3 月 24 日

リンク切れを修正しました。

2020 年 1 月 2 日

著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2019 年 11 月 15 日

軽微の編集を行いました。

2019 年 10 月 31 日

Concur Travel & Expense Web Receipts の Google Chrome 拡張機能イメージを更新しました。

2019 年 10 月 30 日

SAP Concur のサインイン ページのイメージを更新しました。

2019 年 10 月 2 日

"デジタル化された領収書に関する注意事項" セクションの "用語集" 内のフランスの法令を更新しました。その他軽微の編集を行いました。

2019 年 10 月 1 日

領収書のデジタル化機能のコンテンツを追加しました。

2019 年 2 月 13 日

e-文書領収書に求められるイメージ要件を 5M ピクセルから 3.88M ピクセルに修正しました。

2019 年 1 月 24 日

軽微の編集を行いました。

2019 年 1 月 12 日

e-文書のグラフィックを更新して、新しいタイムスタンプ アイコン () を表示しました。

e-文書のグラフィックを更新して、新しいタイムスタンプ ラベルにしました。

2019 年 1 月 4 日

著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2018 年 11 月 2 日

領収書の紛失申告が SAP Concur の Mobile アプリでは利用できないことについての注意を削除しました。

2018 年 9 月 14 日

9 月のリリース日が 2018 年 9 月 22 日に変更されました。

2018 年 9 月 15 日

e-文書セクションを更新して、デジタル コンプライアンス管理者ロールを追加しました。

サポートが廃止されたため、HTML (書式付き) ファイルのアップロードに関する記述を削除しました。

2018 年 6 月 6 日

メール照合セクションに "メール アドレスを照合するには、経費精算ユーザーロール/アクセス許可がアクティブになっている必要があります。さもないと、照合ボタンは表示されません" という記述を追加しました

2018 年 4 月 4 日

表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2018 年 1 月 8 日

著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2017 年 8 月 19 日

参照箇所 (スクリーンショット) を更新して、
e-文書領収書の “取り込み” 日時を削除しました。

2017 年 7 月 8 日

e-文書機能を追加しました。

2016年12月14日

著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 9 日

コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 11 月 30 日

HTML ファイルにダブルバイト文字が含まれている場合、アップロードや処理が正しく行われないことについての注記を追加しました。

2016 年 10 月 28 日

領収書の紛失申告が SAP Concur の Mobile アプリでは利用できない旨の注意を追加しました。

2016 年 5 月 13 日

英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。

2015 年 9 月 28 日

[保存] ボタンで、選択した行項目に領収書が自動添付されます。

2015 年 7 月 6 日

誤字を修正しました。その他の内容の変更はありません。

2015 年 6 月 19 日

メール機能が運用エンティティでは使用できるものの、テスト エンティティでは使用できない旨の注意を追加しました。

2015 年 6 月 3 日

[経費に添付できる領収書] ライブラリ/セクションには、Concur が過去 365 日に受領したイメージのみが含まれるという旨の注意を追加しました。

2015 年 4 月 20 日

全体的に詳細情報を追加しました。

過去の改訂履歴を削除しました。このガイドの初期公開は 2015 年 1 月 16 日です。

イメージのアップロードおよびメール送信

注意: 複数の SAP Concur 製品バージョンおよび UI テーマを利用できるため、このコンテンツには、実装と正確に一致しないイメージまたは手順が含まれている場合があります。たとえば、SAP Fiori UI テーマが実装されている場合、ホーム ページのナビゲーションは [SAP Concur ホーム] メニューに統合されます。

アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス許可がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。

さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur Support にご依頼ください。

イメージングおよび領収書に関するガイド各種

領収書および請求書イメージを管理する方法は、お客様のニーズと設定に合わせていくつかあります。異なるプロセス向けにそれぞれガイドがありますので、会社の構成に応じて、適切なガイドを選択してください。

方法

説明

ガイド

アップロード

電子領収書 (たとえば、イメージをスキャンしたものやモバイル デバイスで写真を撮影したもの) またはデジタル化された領収書 (領収書の原本を正しくデジタル化し適合化したもの) を Concur Expense にアップロードできます。

その後、以下の操作を行うことができます。

  • レポート レベルで添付する (該当する場合)。
  • 経費エントリ レベルで添付する (該当する場合)。
  • [経費に添付できる領収書] ライブラリに直接、イメージを保存できます。この場合、ユーザーは後でイメージを経費エントリ レベルで添付できます。

注意: ライブラリ内のイメージは、レポート レベルでは添付できません。

注意: レポート レベルで取り込んだ領収書のデジタル化はまだ利用できません。

Expense: 領収書の取扱い – デジタル領収書設定ガイド

メール

電子イメージ (たとえば、スキャンしたイメージやモバイル デバイスで撮影した画像) を Concur Expense にメール送信できます。

Concur Expense では、[経費に添付できる領収書] ライブラリにイメージが自動的に保存されます。その後、保存しておいたイメージを経費エントリ レベルで添付できます。

注意:

  • ライブラリ内のイメージは、レポート レベルで添付できません。
  • この機能は、運用サイトでのみ利用でき、テスト サイトでは利用できません。

CFDi

デジタル CFDi ファイルは、メキシコのデジタル形式要件をサポートする XML 形式です。

CFDi ファイルには以下の特徴があります。

  • XML ファイルです。イメージではありません。
  • 経費エントリレベルでのみ添付できます。
  • [経費に添付できる領収書] ライブラリに保存できません。

Expense: Receipt Handing – Digital Tax Invoice Setup Guide

概要

本ガイドについて

イメージングは、すべて SAP Concur がホストする無料サービスです。Concur Expense にイメージをアップロードおよびメール送信できます。サービスがイメージを受信すると、Concur Expense 内に PDF ファイル形式で表示されます (Adobe Reader を使用)。本ガイドでは、ユーザー、代理、承認者、および処理者向けに、アップロードおよびメール送信の手順について説明します。

本ガイドでは、紙の領収書を自国の規制や政府機関に従い公的なデジタル コピーに適合化する領収書のデジタル化機能についても説明します。

概要

領収書の電子イメージを取得する方法は複数あります。たとえば以下の方法を使用できます。

次に、以下の処理を実行します。

  1. [経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書をメール送信する機能は、テスト エンティティでは使用できません。運用エンティティでのみ利用できます。

アップロードとメール送信の違い

ユーザーがイメージをアップロードおよび添付できるように設定されている場合、[経費に添付できる領収書] ライブラリにもアクセスできます。このライブラリは、ユーザーのイメージやデジタル化された領収書を使用準備が整うまで保存しておくリポジトリです。

どちらの処理を使用するかは、以下のような複数の要素によって決まります。

レポート レベルと経費エントリ レベルの違い

ユーザーが領収書をレポート レベルと経費エントリ レベルのどちらで添付するかは、以下の要素によって決まります。

[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用するための準備

イメージング サービスを設定したら (本ガイドの設定に関するセクションで説明)、領収書をアップロードして、レポートまたは経費エントリ (どちらか適切な方) に直接添付するか、または [経費に添付できる領収書] ライブラリにメールで送信することができます。ただし、[経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書をメールで送信する前に、ユーザーのメール アドレスの照合が必要になります。

複数のメール アドレスを SAP Concur に登録できますが、メールを登録できるのは 1 回限りです。

  1. [経費に添付できる領収書] ライブラリには、Concur Expense が過去 365 日以内に受領した領収書が保持されます。それより古い領収書は利用できません。

メール照合

照合するメールを入力するには、[プロファイル] > [プロファイル設定] をクリックします。

左側メニューの [メール アドレス] をクリックします。プロファイルの [メール アドレス] セクションが表示されます。

[メール アドレスを追加] をクリックして、照合するメール アドレスを追加します。

新しい行が表示されるので、メール アドレスを入力します。出張通知の連絡を行うかどうかを選択できます。[OK] をクリックします。

ユーザーが [照合] をクリックすると、このメッセージが表示されます。

メールを開き、SAP Concur からのメールを探し、照合コードをコピーして、そのコードを [コードを入力] フィールドに入力します。[OK] をクリックします。

  1. メール アドレスを照合するには、[経費精算ユーザー] ロール/アクセス許可がアクティブになっている必要があります。さもないと、照合ボタンは表示されません。

[照合済] メッセージが表示されたら、処理は完了です。

これで、本ガイドのアップロードとメール送信のガイドラインの情報を使用して、照合済アドレスから receipts@concur.com に領収書イメージをメールで送信できます。

代理の委託および登録

アップロード、メール、およびデジタル化された領収書のガイドライン

メール送信とアップロードについて (概要)

アップロードまたはメール送信のファイル形式は PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、TIFF ファイルのいずれかにする必要があります。

  1. PDF にはさまざま複雑なファイル タイプがあり、イメージを処理できないものもあります。処理されない PDF の種類が複数ある場合は、 SAP Concur Support にお問い合わせください。それらの PDF に合わせて、システムの調整が可能か確認します。

イメージのアップロードについて

以下の点に注意してください。

Fapiao 領収書について

Fapiao とは、中国のビジネス取引に必要とされる法的な税領収書です。Fapiao は中華人民共和国の国家税務総局が発行し、加盟店が提供します。

Fapiao の取り込み専用の WeChat™ モバイル アプリの SAP Fapiao 取り込みミニ アプリを使用する必要があります。このミニ アプリは、Fapiao を取り込んで Concur Expense にアップロードする唯一の手段です。付加価値税 Fapiao の場合、WeChat アプリで取り込んだ Fapiao は、Fapiao の真正性および一意性に関する政府機関の要件を満たします。

デジタル化された領収書について

SAP Concur Mobile アプリまたは ExpenseIt を使用して紙の領収書原本の写真を撮影することで、デジタル化処理が行われ、各国固有のコンプライアンス ルールに従い紙の領収書が適合化されます。このプロセスが実行されると、領収書は "認証済" とみなされます。つまり、デジタル化されたコピーは元の紙の領収書と同じ証明力を持つため、ユーザーはデジタル化されたコピーを保持し、用紙を排除することができます。デジタル化された領収書は、経費の他の領収書と同様に使用することができます。

  1. 紙のデジタル化へのプロセスは、デジタル化される紙で元は発行された領収書のみに適用されます。領収書を取り込んで変換するアプリケーションは、忠実性を確保するために認証されたソリューションに含まれている必要があります (つまり、元のコピーとデジタル化されたコピーが同一であること)。このため、これ以外の携帯アプリから写真を撮影し取り込んだ領収書や [経費に添付できる領収書] ライブラリ (未認証) に事前にアップロードされた領収書は、SAP Concur Mobile のデジタル化処理では適合化できません。
  2. 電子領収書は、電子ソースからの領収書原本とみなされ、領収書の各種規制および検証の対象になります。

用語集

用語

定義

認証済

Concur Expense に表示される、デジタル化された領収書に貼付されるラベル。

認証 / ホモロゲーション

本ドキュメントのコンテキストでは同じですが、ホモロゲーションの方がより具体的です (ホモロゲーションとは、公的認可機関による規制基準および仕様を製品が満たしていることを認証または承認する処理です)。

  • スペインでの紙からデジタルへの変換に対応するため、SAP Concur では税務局からのホモロゲーションの付与が必須です。ホモロゲーションは、Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT - スペインの中央税務当局) および 4 つの地域税機関 (Hacienda forales: Araba-álava、Bizkaia、Guipuzkoa、Navarra) によって認められています。

コンプライアンス

行政機関から発行されたルールまたは規制に準拠すること。たとえば、領収書のデジタル化に関するルールへの SAP Concur のコンプライアンスなど。

適合化

紙の領収書の証明力のあるデジタル コピーへの変換に関するそれぞれの国のルール/規制を適用する処理。

デジタル化

紙の領収書を適合化した際の結果。適合化された領収書は “デジタル化” されたものとみなされます。Concur Expense でのデジタル化された領収書には、[認証済] というアイコンが付けられます。

ルール / 規制

紙の請求書 / 領収書の適合化およびデジタル化に関連する適用法令。

検証

データ検証のコンテキストにおいて、値を受け取り、内部ソースまたはサードパーティのソースに照らして検証するサービスまたは人。

サポートされるマーケット

紙の領収書や紙の領収書の公的コピーを取り込み、消費、保存、および取得するための SAP Concur ビジネスソリューションは現在、フランス、スペイン、およびポルトガルで発行されたルールにのみ準拠しています。

いずれの場合でも、それぞれの国や地域での準拠内容について、税務局や法務当局にお問い合わせください。米国など、領収書の公的なデジタル コピーに関するルールが厳密ではない国も多くあります。こうした国々では、法律を順守するために、それぞれの国の当局にお問い合わせになることを強くお勧めします。

電子アーカイブ ガイドライン (ポルトガル)

ポルトガルでデジタル化された領収書によるペーパーレス化を希望するお客様も、現地の法律に準拠した電子アーカイブ プロセスを導入する必要があります。電子アーカイブ プロセスを定義しておくことは、SAP Integration with Concur Solutions (SAP ICS) for ERP integration のベスト プラクティスであり、ポルトガル当局によって確立された電子アーカイブ ルールを確実に遵守します。

  1. 非 SAP ERP のお客様は、このベスト プラクティス プロセスをガイドとして使用できますが、特定の ERP または電子アーカイブ ソリューションに合わせて調整する必要があります。領収書のデジタル化処理を有効化し、電子アーカイブのベスト プラクティスに従うお客様は、完全に準拠しており、ペーパーレス化が可能です。

電子アーカイブ ガイドラインには、以下の要件が含まれます。

メールで送信されたイメージについて

以下の点に注意してください。

  1. [経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書イメージをメール送信する機能は、テスト エンティティでは使用できません。運用エンティティでのみ利用できます。

PDF ファイルについて

PDF ファイルにはいくつかのタイプがあります。次の PDF ファイルは、イメージとしてアップロードすることはできません:

PDF ファイルには PDF ポートフォリオという種類もあります。複数の PDF を "コレクション" として集めた PDF ポートフォリオにはさまざまな形式のファイルが含まれることがあります。Concur Imaging では、利用可能な形式のイメージング ファイル (PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、または TIFF) は保持されますが、それ以外の形式のファイルは破棄されます。

タイムスタンプ付きのイメージについて

以下の点に注意してください。

ユーザーの操作性

このセクションでは、一般的なユーザー処理を説明します。ユーザーは一般的に、次の処理を行います:

  1. 通常どおり、経費精算レポートを作成します。
  2. 領収書が必要かどうかを判断します。
  3. 必要な場合は、次のいずれかを行います。
  1. レポートを提出します。

領収書が必要かどうかの判断

お客様は、たとえば夕食が 50 ドルを超える場合や、すべての航空券に対して、領収書が必要な場合を定義します。領収書が必要な場合、Expense では、既定の [領収書] 列の横にアラート アイコン 付きの [アラート] 列が表示され、領収書アイコン が表示されます。

領収書が添付されると、[アラート] 列は表示されなくなり (その他すべてのレポート エラーがクリアされた場合を想定)、 [領収書] 列に領収書イメージが表示されます。

提出時に判断する

[アラート] ウィンドウで [レポートの提出] をクリックした場合もユーザーに通知されます。

  1. [領収書が必要です。] の下に表示される通知の説明はカスタマイズできます。本ガイド内の設定情報を参照してください。

レポート レベルでの領収書のアップロード/表示/削除 - レポート提出前

アップロード - レポート レベル

お客様によっては、ユーザーのレポート レベルへのアップロードを許可せず、個々の経費ごとにアップロードを求める場合もあります。ただし、ユーザーが許可されている場合は、レポート レベルでこれを行うことができます。

領収書のアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと全体的な接続速度に応じて異なります。

レポートの作成 / 編集時のアップロード

レポートを開き、領収書アイコン をクリックします。

[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、 [領収書イメージのアップロード] タイルを使用して必要な領収書をアップロードします。

レポートの提出時のアップロード

アラートが通知として表示されますが、レポートの提出時に領収書を追加するオプションはありません。レポートを開き、上記の手順に従って領収書を追加します。

表示 - レポート レベル

アップロードの完了後に、領収書を表示するには、ユーザーは [領収書の管理] > [添付ファイルの管理] をクリックします。

ユーザーは、表示されたウィンドウで、必要に応じて領収書を管理することができます。これには、領収書の削除、追加、および領収書を別のウィンドウで開くなどが含まれます。

削除 - レポート レベル

上記のように、ユーザーは [削除] オプションを使用して、経費から領収書を削除することができます。

以下の点に注意してください。

経費エントリ レベルでの領収書のアップロード / 表示 / 削除

アップロード - 経費エントリ レベル

領収書のアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと全体的な接続速度に応じて異なります。

経費エントリが開いている場合、 [アラート] 列を参照して領収書が必要かどうかを最初に確認します。必要な場合は、ユーザーが [領収書] 列の領収書アイコンをクリックし、表示されるウィンドウの [詳細] タブで [領収書イメージのアップロード] をクリックします。

[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、必要な領収書をアップロードします。

表示 - 経費エントリ レベル

イメージを開いているときに、イメージを添付すると経費エントリの右側に直接表示されます。

必要に応じて、ツールバーを使用して、イメージのズームや回転を実行できます。

  1. 一部の形式のイメージは回転できません。

ユーザーは、 [領収書を表示しない] リンクおよび [領収書の表示] リンクをクリックして、領収書の表示を切り替えることもできます。

削除 - 経費エントリ レベル

間違ったイメージをアップロードした場合、削除して、やり直すことができます。請求書をまだ提出していない場合、または提出済みの請求書がユーザーに戻された場合にのみ、ユーザーはイメージを削除することができます。

  1. 撤回されたレポートでは削除が許可されません。

以下の点に注意してください。

[添付解除] をクリックすると、確認ダイアログが表示されます。

[はい] をクリックすると、経費エントリから領収書の添付が解除されます。領収書イメージが [経費に添付できる領収書] ライブラリに戻されるか追加され、経費エントリに添付されていた対応する領収書がなくなります。

[経費に添付できる領収書] ライブラリのイメージの添付 / 表示 / 削除

添付 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ

[経費に添付できる領収書] ライブラリの領収書は、領収書必須 アイコンを使用して経費エントリ レベルで添付できます。

以下の点に注意してください。

領収書アイコンを使用して [経費に添付できる領収書] ライブラリを開く

レポートを開き、領収書アイコン をクリックします。

[領収書の添付] ウィンドウが表示され、[経費に添付できる領収書] ライブラリにすべての経費に添付できる領収書が表示 (のみ) されます。このページのオプションを使用して、経費に添付できる領収書を確認し、[領収書イメージのアップロード] タイルを使用して必要な領収書をアップロードします。

表示 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ

表示 - 経費エントリ レベルの手順で領収書を表示することができます。

削除 - [経費に添付できる領収書] ライブラリ

削除 - 経費エントリ レベルの手順で領収書を削除することができます。

レポートの提出

領収書が正しく添付されていることを確認したら、経費精算レポートを通常の手順で提出します。

代理の操作

代理構成とユーザー プロファイル

代理が領収書を (直接またはユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリ内で) 表示、追加、または削除できるかどうかは、以下の 2 つの要因によって決まります。

- かつ -

会社で代理による領収書の管理が許可されている場合、プロファイルに [領収書の表示] オプションが表示され、代理に許可するオプションを定義することができます。

[プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費精算と申請の代理] (左側メニュー) をクリックします。目的の代理について、[領収書の表示] チェック ボックスを選択 (有効化) します。

  1. この設定は "表示" とありますが、表示、追加、削除などが含まれます。

[領収書の表示] チェック ボックスにチェックが付いていない場合、これらの領収書は代理には表示されず、使用できません。

このセクションの以降の説明は、[領収書の表示] が有効になっていることを前提としています。

[経費に添付できる領収書] ライブラリへのメールの登録

代理が、ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書をメールで送信できるようにするには、ユーザーのメール アドレスと代理のメール アドレスがそれぞれのプロファイルで照合される必要があります。

最初に、代理が自分のメール アドレスを照合します (本ガイドの[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用するための準備を参照。

次に、ユーザーが自分のメール アドレスを照合するか、代理がユーザーに代わって照合処理を開始します。ただし、代理がユーザーのメール アドレスを入力することはできません。ユーザーに代わって代理が照合プロセスを行う場合は、ユーザーのプロファイルで [照合] をクリックします。Concur Expense から、代理宛てではなくユーザー宛てに照合メールが送信されます。ユーザーがメールを開き、照合コードを自分のプロファイルに入力します。

処理が完了すると、下記のように、ユーザーに代わって代理が領収書をメールで送信できるようになります。

ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリへの領収書のメール送信

代理がユーザーの領収書をメールで送信するには、以下の手順を実行します。

  1. receipts@concur.com に送信するメールを作成します。
  2. [件名:] 行には、ユーザーの照合済のメール アドレスのみを入力します。
  3. 領収書を添付します。
  4. メールを送信します。

システムでは以下の処理が行われます。

次に:

[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用する場合の権限の委任

代理は、ユーザーとして作業している間、ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリ内で、代理が代理として作業しているユーザーに許可されたすべてのアクションを実行できます。代理は、このガイドのユーザー エクスペリエンスセクションの手順を使用します。

承認者と処理担当者の操作性

承認者および処理者:

承認者および処理者がアップロードや表示を行うには、本ガイドのユーザー エクスペリエンスの手順に従います。

領収書の削除が必要な場合、承認者や処理者はレポートをユーザー (または代理) に戻して、削除を要求する必要があります。

[経費に添付できる領収書] ライブラリの管理

このセクションでは、以下の操作方法など、[経費に添付できる領収書] ライブラリに関する追加情報について説明します。

ライブラリへの領収書のメール送信

本ガイドのアップロードとメール送信のガイドラインの情報を使用して、添付ファイルを準備します。次に、receipts@concur.com へのメールを作成し、領収書を添付して、メールを送信します。

代理の委託

領収書の [経費に添付できる領収書] ライブラリへのアップロード

経費精算ホーム ページから

ユーザーが [経費] をクリックし、画面の下部までスクロールして [経費に添付できる領収書] セクションを表示します。

ページ下部で [領収書イメージのアップロード] をクリックします。[開く] ウィンドウが表示されます。

ユーザーが [参照] をクリックして目的の領収書を見つけ、 [開く] をクリックして領収書イメージをライブラリに追加します。これで、いつでも領収書を添付できます。

経費エントリから

経費エントリが開いているときに、代理が [領収書] 列の領収書アイコンをクリックし、表示されるウィンドウの [詳細] タブで [領収書イメージのアップロード] をクリックします。

[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、必要な領収書をアップロードします。

ライブラリからの領収書の削除

[経費に添付できる領収書] ライブラリで、削除するイメージをクリックします。

別のウィンドウでイメージが開きます。[削除] をクリックし、[削除確認] ウィンドウで [削除] をクリックします。

領収書がモバイル経費 (SAP Concur Mobile アプリを使用してモバイル デバイスで生成された経費) に関連付けられている場合、または電子領収書である場合は、ライブラリから領収書を削除できません。

その他の考慮事項

[領収書イメージを保留] ワークフロー ステップ

管理者は、最初の承認者にレポートを送信する前に領収書イメージを経費精算レポートに添付するように求めるステップを、Concur Expense ワークフローに追加することができます。イメージング サービスが領収書を受信すると、PDF 形式でレポートに添付され、ワークフローの次のステップへ進めるようになります。

Adobe Reader

イメージング サービスを使用するコンピュータには、適切なバージョンの Adobe Reader をインストールする必要があります。バージョンは 8.0 以降を推奨しています。Concur Expense では、イメージングの一部として Adobe Reader を提供しておりませんが、http://www.adobe.com/jp/ から無償でダウンロードしてインストールして頂くことが可能です。

  1. 最初に従業員が Concur Expense よりレポートを送信または印刷し、さらにイメージングがアクティブになっている場合、システムがその従業員のコンピュータで Adobe Reader を利用可能かどうかを確認します。Adobe Reader をインストールする従業員のサポートとして、イメージングの設定時にリンクが表示されます。このリンクから、Adobe の Web サイトを開いてアプリケーションをインストールしたり、Adobe Reader にアクセスできるその他の URL を開くことができます。

PDF を別のウィンドウではなく、ブラウザ上に表示するように、Adobe Reader を設定する必要があります。

圧縮

イメージング サービスでは、大きな PDF は圧縮されます。イメージがただちに影響を受けることはありませんが、後で PDF を表示すると、領収書イメージがグレースケールになり、元のファイルほど鮮明でなくなります。

領収書イメージのアップロードのトラブルシューティング

以下の表に、従業員が領収書イメージをイメージ アップロード サーバーにアップロードした際に表示される可能性があるエラー メッセージまたは想定される状況を示します。

エラー メッセージ

説明

対処法

ファイルの選択なし

アップロードするファイルが、[アップロードするファイル] リストにありません。

[ブラウズ] ボタンを使用してアップロードするファイルを選択します。

完了

ファイルのアップロードが正常に完了しました。

対処は不要です。

ファイル サイズ制限超過

[ファイルの添付] ウィンドウに最大ファイル サイズが表示されます。その情報を参照してください。

別の形式でファイルを保存するか、300 dpi 以下でファイルをスキャンし直してサイズを減らします。最良の結果を得るために、1024 x 768 以下のイメージ解像度の白黒画像で写真撮影またはスキャンしてください。

注意: 圧縮ソフトウェアを使用してファイルを圧縮しないでください。

ファイル形式がサポートされていません

ファイルの形式が、領収書イメージのアップロード機能でサポートされていません。

ファイルを PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、TIFF のいずれかの形式で保存します。

本ガイドの PDF ファイルについても参照してください。

アップロード エラー

不明な理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。

アップロード処理が正常に完了していません。新しいセッションでファイルをアップロードします。引き続き問題が発生する場合は、SAP Concur 管理者にご相談ください。

セッションの期限が切れています。アプリケーションにもう一度ログオンしてください。

24時間以上操作がなかったため、セッションの期限が切れました。

一度閉じて、もう一度ログインしてください。

現在イメージをアップロードできません。アプリケーションにエラーが発生しているか、[更新] ボタンを押した可能性があります。ブラウザ ウィンドウを閉じて、アプリケーションからイメージのアップロードを再試行してください。

さまざまな理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。

Expense を新しく開き、ファイルのアップロードをもう一度試してみてください。

領収書紛失申告の使用

概要

領収書イメージを添付する必要があっても見つからない (たとえば、紛失または廃棄した) 場合、イメージ化した領収書の代わりに電子署名した紛失届を使用することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。

ユーザー、代理、およびプロキシ

領収書紛失届は、ユーザーのみが提出できます。ユーザーの代理またはプロキシは提出できません。

ユーザーの操作性

領収書紛失届が必要な場合、[領収書の管理] > [領収書紛失申告] をクリックします。

[領収書申告の作成] ウィンドウが表示されます。適切な経費を選択し (複数記載されている場合があります)、 [同意して作成] をクリックします。

  1. [領収書紛失申告] ウィンドウの経費リストの上下に、お客様はカスタマイズしたテキストを追加できます。テキストは翻訳することもできます。どちらの手順についても、本ガイドの設定セクションで説明しています。

紛失届に関連付けられた各経費エントリに アイコンが追加されます。

領収書紛失届のイメージが作成され、経費に添付されます。また、確認のために日付、時間、従業員名、その他の詳細のレコードが作成されます。

  1. さらに、フラグが設定されるので、監査ルールに使用して、紛失届イメージ タイプを使用しているレポートを特定することができます (本ガイドの設定セクションを参照)。

申告の削除

後で領収書が (レポートの提出前に) 見つかった場合、紛失届を削除して領収書イメージを添付することができます。これを行うには、アイコンをクリックしてから [削除] をクリックします。次に、[削除確認] ウィンドウで、[削除] をクリックします。

構成

紛失届機能を設定するには、以下の設定セクションをご参照ください。

日本 e-文書領収書タイムスタンプ

日本の e-文書タイムスタンプ機能では、管理者がユーザーのグループに対して領収書のタイムスタンプ処理を設定できます。

管理者はこれらのタイムスタンプをワークフロー ルールおよび監査ルールで使用できます。

受領済、保留中、申請済、および無効なタイムスタンプを監視する検証プロセスがあります。検証プロセスでは正常にタイムスタンプが付けられたイメージを再検証し、タイムスタンプが有効なイメージと無効なイメージに対して日付範囲別に件数と総計が表示されます。

この機能により、日本のお客様は e-文書の規制に従い紙の領収書の代わりにイメージを使用するための法的遵守を維持することができます。

ユーザーの操作性

経費精算レポートの作成時、正しくタイムスタンプが付けられた領収書に新しいアイコン () が表示されます。経費に添付できる領収書に、領収書イメージごとに有効なタイムスタンプまたはステータスが表示されます。

  1. タイムスタンプが付けられたイメージに別のイメージを追加することはできません。
e-文書アイコン

e-文書タイムスタンプがある領収書

e-文書タイムスタンプがない領収書

タイムスタンプのステータス一覧

ステータス

説明

受領済

領収書がシステムに入力されました。

保留中

イメージがまだタイムスタンプの順番待ちに入っていません。

申請済

タイムスタンプが申請されました。

不適格

イメージが 3.88M ピクセル未満であるため、タイムスタンプに適格でありません。

注意: e-文書タイムスタンプ対象として適格になるには、イメージが 200dpi (スキャナ) または 3.88M ピクセル (スマートフォン/デジタル カメラ) を超えており、RGB が 24 ビットカラー以上である必要があります。

無効

イメージが検証チェックで不合格になりました。

  1. タイムスタンプのステータスはユーザーに表示されます (本ガイドを参照)。ただし、検証ステータスはユーザーに表示されず、Concur Expense がトラブルシューティングの目的でのみ使用します。検証ステータスは、以下のとおりです。
    ● エンティティが見つかりません
    ● タイムスタンプが付いたイメージではありません
    ● 無効なイメージ
    ● 無効なイメージ ID
    ● イメージが見つかりません
    ● 削除済
    ● タイムスタンプをまだ受信していません
    ● 無効
    ● 有効
領収書イメージの削除

以下のように、領収書イメージをユーザーが削除または添付解除できない場合があります。

  1. タイムスタンプのステータスが [不適格] や [無効] など赤字で表示されている場合は (ステータスが [保留中] でない限り)、領収書イメージの削除や添付解除が可能です。

管理者の操作性

以下の場所の変更が表示されます。

グループ構成

[グループ構成] ページの [デジタル コンプライアンスの国のルール] リストで、管理者はユーザーのグループに [日本 e-文書] を選択できます。

ワークフロー ルール

[ワークフロー ルール] (および [監査ルール] と [領収書の取扱い]) で [デジタルで準拠] が表示されます。

監査ルール

管理者は [監査ルール] を使用して経費エントリの保存に制限を設けることができます。

領収書の取扱い

[領収書の取扱い] を使用して制限を設けることができます。

ツール

[e-文書タイムスタンプ] 検証ツールを使用すると、経費精算レポートのタイムスタンプを検証することができます。これは通常、行政監査の過程で行われます。特定の日付範囲の間に検証のために提出されたイメージの件数が表示されます。検証で不合格になったイメージを表示することもできます。

このツールは、管理者が利用できます。このツールにアクセスするための [デジタル コンプライアンス管理者] ロールが作成されました。

ユーザーの [ツール] ページに、[e-文書タイムスタンプ] 検証リクエスト ツールが表示されます。

このツールは、日付ごとに以下の情報を表示します。

  1. 検証リクエストを新規作成するには:
  2. [管理] > [会社] > [ツール] の順にクリックします。
  3. [e-文書タイムスタンプ] をクリックします。

  1. [新規] をクリックします。[e-文書タイムスタンプ検証リクエスト] ページが表示されます。

  1. [開始日] フィールドに日付を入力するか、カレンダーをクリックして日付を選択します。

  1. [終了日] フィールドに日付を入力するか、カレンダーをクリックして日付を選択します。
  2. [送信] をクリックします。レポートにはイメージの総数の他、検証済イメージの数、保留中イメージの数、失敗したイメージの数が表示されます。

  1. 同じ日付を複数回送信しても、重複表示はしません。各イメージは 1 回の実行でのみ検証済として表示されます。実行履歴はこのツールのメイン ウィンドウに表示されます。

  2. 検証失敗の詳細を見るには:
  3. [失敗] 列の数字をクリックします。[タイムスタンプ検証失敗] ウィンドウに詳細が表示されます。

  1. [タイムスタンプ検証失敗] ウィンドウを閉じるには [X] をクリックします。

レポートの処理

十分なアクセス許可を有するユーザーが、タイムスタンプ フィールドを使って [レポートの処理] ページから照会を作成することができます。

この場合の十分なアクセス許可とは、以下のいずれかを意味します。

構成/機能のアクティブ化

e-文書機能を設定するには、以下の設定セクションをご参照ください。

NextGen UI

タイムスタンプ イメージのある経費エントリの処理方法について、従来の UI と NextGen UI の間に違いがあります。経費精算レポートの提出後、NextGen UI では、イメージの添付解除、レポートからの経費エントリの削除や移動ができなくなります。

すべての管理者は NextGen UI への移行時にこの違いを認識し、e-文書に適切な処理を検討することをお勧めします。

従来の UI

NextGen UI

提出前

提出後

提出前

提出後

エントリを削除

X

X

✔︎

X

エントリを移動

✔︎

✔︎

✔︎

X

イメージの添付解除

X

X

✔︎

X

無制限領収書アップロードのサポート

NextGen UI では、領収書アップロードの無制限な数がサポートされます。

Fapiao 領収書の取り込み

Fapiao 領収書の取り込みを統合することで、中国の規制や政府機関に準拠して Fapiao を取り込み、Concur Expense にアップロードすることができます。

Fapiao とは、ビジネス取引、従業員への払戻、および付加価値税の控除に必要とされる公的な領収書です。Fapiao は中華人民共和国の国家税務総局が発行し、加盟店が提供します。

  1. この機能は、中国を拠点とする新規および既存のお客様が利用可能であり、中国のデータセンターに導入されています。現時点では、その他のデータセンターは含まれていません。

中国を対象とする Fapiao 領収書の取り込み機能としては、以下のようなものが含まれます。

初期機能リリースでサポートされていない Fapiao またはドキュメントとしては以下のようなものが含まれます。

Fapiao の取り込み

紙の領収書原本の公的コピーを取り込むには、WeChat™ モバイル アプリに埋め込まれている SAP Concur ミニ プログラムを使用します。WeChat ウォレットから Fapiao 情報をアップロードすることもできます。モバイル アプリ内で紙の領収書の写真を撮影します。写真が撮影されると、承認されているサードパーティの検証業者にイメージがアップロードされます。成功か失敗かを示すメッセージがモバイル アプリのユーザーに返されます。

イメージの取り込みが検証されると、電子 Fapiao が検証済であることを示すために、WeChat プログラムの SAP Concur ミニ アプリの電子 Fapiao に [検証済] スタンプ が表示されます。付加価値税 Fapiao のエントリが重複していないかもチェックされます。

Fapiao が検証されると、ユーザーは [Concur に送信] ボタンをクリックして Fapiao を Concur Expense にアップロードすることができます。ボタンをクリックすることで、Fapiao を Concur Expense にアップロードできます。 また、該当する経費に対して SAP Concur ミニ アプリで Fapiao が表示されます。

SAP Concur ミニ アプリの Fapiao

SAP Concur ミニ アプリでは、経費精算レポート内の個々の電子領収書経費項目に、1 つの添付ファイルのみが経費項目レベルで表示されます。その他の添付ファイル イメージはレポート レベルになります。つまり、Fapiao イメージ以外の添付ファイル (明細化された領収書など) が経費項目にある場合は、下図に示すように、経費精算レポートの [領収書] タブで表示できます。

ユーザーの操作性

取り込まれた Fapiao は、他の領収書と同じように、Concur Expense のユーザーに表示されます。

経費精算レポートに添付された Fapiao

Fapiao のフィールド

付加価値税 Fapiao のフィールド

Fapiao のフィールド (中国語)

Fapiao のフィールド

SAP Concur ミニ アプリ

Concur Expense

发票代码

Fapiao コード

✓

✓ カスタム フィールド

发票号码

Fapiao 番号

✓

✓ カスタム フィールド

开票日期

発行日

✓

✓ カスタム フィールド

消费日期

取引日

✓

✓ 標準フィールド:

取引日

校验码

照合コード

✓

✓ カスタム フィールド

合计金额

税込み額

✓

✓ カスタム フィールド

合计税额

税額

✓

✓ カスタム フィールド

发票类型

Fapiao タイプ

✓

✓ カスタム フィールド

价税合计

総額

✓

✓ 標準フィールド:

金額

购买方-名称

購入者名

✓

✓ カスタム フィールド

购买方-纳税人识别号

購入者の税番号

✓

✓ カスタム フィールド

购买方-地址、电话

購入者の住所

購入者の電話番号

なし

なし

✓ カスタム フィールド

✓ カスタム フィールド

销售方-名称

販売者名

✓

✓ 標準フィールド:

支払先名

销售方-纳税人识别号

販売者の税番号

✓

✓ カスタム フィールド

销售方- 地址、电话

支払先の住所

支払先の電話番号

なし

なし

✓ カスタム フィールド

✓ カスタム フィールド

货物或应税劳务、服务名称

行項目 - 名前

なし

✓ カスタム フィールド

规格型号

行項目 - 指定

なし

✓ カスタム フィールド

单价

行項目 - 単価

なし

✓ カスタム フィールド

数量

行項目 - 数量

なし

✓ カスタム フィールド

金额

行項目 - 金額

なし

✓ カスタム フィールド

税率

行項目 - 税率

なし

✓ カスタム フィールド

税额

行項目 - 税額

なし

✓ カスタム フィールド

タクシー Fapiao

Fapiao のフィールド (中国語)

Fapiao のフィールド

SAP Concur ミニ アプリ

Concur Expense

发票代码

Fapiao コード

✓

なし

发票号码

Fapiao 番号

✓

なし

发票类型

Fapiao タイプ

✓

✓ カスタム フィールド

开票日期

発行日

✓

✓ 標準フィールド:

取引日

上车时间

乗車時刻

なし

なし

下车时间

降車時刻

なし

なし

距离

距離

✓

なし

出租车所在地

タクシーの所在地

✓

なし

金额

総額

✓

✓ 標準フィールド:

金額

鉄道チケット

Fapiao のフィールド (中国語)

Fapiao のフィールド

SAP Concur ミニ アプリ

Concur Expense

开票日期

発行日

✓

✓ カスタム フィールド

消费日期

取引日

✓

✓ 標準フィールド:

取引日

发票类型

Fapiao タイプ

✓

✓ カスタム フィールド

出发城市

出発都市名

✓

なし

到达城市

到着都市名

✓

なし

列车号

列車番号

✓

なし

旅客姓名

乗客

✓

なし

金额

総額

✓

✓ 標準フィールド:

金額

座位等级

座席クラス

✓

なし

航空券

Fapiao のフィールド (中国語)

Fapiao のフィールド

SAP Concur ミニ アプリ

Concur Expense

填开日期

発行日

✓

✓ 標準フィールド:

取引日

发票类型

Fapiao タイプ

✓

✓ カスタム フィールド

填开单位

発行者

✓

✓ 標準フィールド:

支払先

票价

チケット価格

✓

なし

起飞日期

出発日

✓

なし

起飞时间

出発時刻

✓

なし

民航发展基金

CaaC 開発基金

✓

なし

燃油附加费

燃料サーチャージ

✓

なし

其他税费

その他の税

✓

なし

保险费

保険

✓

なし

出发城市

出発都市名

✓

なし

到达城市

到着都市名

✓

なし

航班号

フライト番号

✓

なし

旅客姓名

乗客

✓

なし

座位等级

座席クラス

✓

なし

电子客票号码

電子チケット番号

✓

なし

合计

総額

✓

✓ 標準フィールド:

金額

管理者の操作性

Concur Expense では、付加価値税の月次処理を行い、中国の電子税申告システムへ報告するため、標準勘定抽出 (SAE) を Fapiao の詳細と一緒に SAP の各種付加価値税管理システムに送付します。

領収書のデジタル化

概要

領収書のデジタル化機能により、フランス、スペイン、ポルトガルのお客様、またはこれらの国で従業員または設定があるお客様は、国の関連する規制要件に従って紙の領収書をデジタル化できます。つまり、デジタル化処理の結果として生成されるドキュメントは元の紙のドキュメントと同じ価値になるため、紙の破棄が可能になります。

  1. この機能では、最新バージョンの SAP Concur Mobile および NextGen UI の使用が必要です。会社全体を NextGen UI に移行する必要はありません。ただし、グループ構成に関連付けられているユーザーが、領収書のデジタル化機能を使用する場合は、NextGen UI に移行する必要があります。

領収書デジタル化機能には、以下のようなものが含まれます。

法律の詳細については、以下を参照してください。

  1. 領収書のデジタル化のための品質管理計画の詳細については、SAP Concur アカウント担当者にお問い合わせください。

紙の領収書のデジタル化

元の紙の領収書をデジタル化するには、ユーザーは SAP Concur Mobile アプリの最新バージョンを使用する必要があり、Mobile アプリで Expense It を使用することができます。Mobile アプリで紙の領収書の写真を撮影します。写真が撮影されると、関連するデジタル化処理がイメージに適用されます。この処理が完了すると、デジタル化処理が正常に終了したかどうかを確認するために、Mobile アプリのデジタル化された領収書にスタンプが表示されます。

  1. レポート ヘッダー レベルで取り込んだ領収書のデジタル化機能はまだ利用できません。

領収書のデジタル化が失敗した場合

デジタル化処理が中断された場合、イメージが認証されていない旨のメッセージがユーザーに表示され、もう一度試すよう指示されます。SAP Concur Mobile アプリのカメラが表示されるので、領収書の写真をもう一度取り込みます。

ExpenseIt を使用して写真を撮影する場合の技術的な失敗としては以下のようなタイプが含まれます。

いずれの場合でも、写真を撮り直すか、処理が完了するまで待機するよう促すメッセージがアプリで表示されます。

ユーザーの操作性

経費精算レポートの作成時、正しく適合化されたデジタル化された領収書に [認証済] アイコン () が表示されます。NextGen UI のユーザーの [レポートに追加できる経費]、[経費に添付できる領収書]、および経費リストにデジタル化された領収書が表示されます。

ユーザーがデジタル化された領収書の写真を SAP Concur Mobile アプリを使用して撮影していれば、代理がユーザーの経費精算レポートを作成できます。

経費精算レポートを開くためのアクセス許可を有するユーザーまたは管理者が、デジタル化された領収書が含まれる行項目に移動し、デジタル化された PDF ファイルをダウンロードできます。領収書のデジタル化処理で作成された PDF には、必要なすべての情報または証拠となる値が含まれます。

レポートに追加できる経費のデジタル化された領収書

以下の例は、[レポートに追加できる経費] に表示される、認証済の領収書です。認証済の領収書には、[認証済] アイコン が表示されます。

経費に添付できる領収書のデジタル化された領収書

以下の例は、[経費に添付できる領収書] に表示される、認証済の領収書です。

経費リストのデジタル化された領収書

以下の例は、経費リストに表示される、認証済の領収書です。

デジタル化された領収書の削除

デジタル化された領収書を削除すると、ドキュメントが完全に削除されます。デジタル化されたドキュメントを削除する前に、領収書が不要であるか、元の紙の領収書がまだ利用可能であることを確認してください。

デジタル化された領収書をレポート エントリから削除した場合、その領収書が経費エントリ内で SAP Concur Mobile アプリで取り込まれたものであると、添付されているデジタル化されたドキュメントが削除されます。

デジタル化された PDF のダウンロード

領収書のデジタル化処理で作成された PDF には、証拠となる値を持つために必要なすべての情報が含まれます。経費精算レポートを開くためのアクセス許可を有するユーザーおよび管理者が、デジタル化された領収書が含まれる行項目に移動し、デジタル化された PDF ファイルをダウンロードできます。

承認者と処理担当者の操作性

承認者および処理者には、Concur Expense の既存のバージョンの経費精算レポートおよび経費リストに [認証済] 領収書ステータスが表示されます。

管理者の操作性

以下の場所の変更が表示されます。

グループ構成

[グループ構成] ページの [デジタル コンプライアンスの国のルール] リストで 管理者は、関連するユーザー グループが従うデジタル化処理を選択することができます。

スペインまたはポルトガルのユーザーの場合は、[スペイン] を選択します。フランス語のユーザーの場合は、[フランス] を選択します。

ワークフロー ルール

[ワークフロー ルール] (および [監査ルール] と [領収書の取扱い]) で [デジタルで準拠] が表示されます。

監査ルール

管理者は [監査ルール] を使用して経費エントリの保存に制限を設けることができます。

領収書のデジタル化に対する監査ルール

以下の表に、領収書のデジタル化に対する監査ルールの設定例を示します。これらのルールは、出張者からの正しい使用を確立する上で有用であるとともに、非準拠の領収書を承認者および処理者に対して警告することもできます。

説明

イベント

条件

規定外フラグ

コメント

デジタルで準拠していない経費に添付されている領収書がある場合 (この領収書が SAP Concur Mobile アプリと Concur Expense の NextGen UI のどちらから追加されているかにかかわらず)、このルールは経費の保存を発動します。Concur Expense の電子領収書の場合は発動されません。

経費の保存

デジタルで準拠 = [いいえ]、かつ

電子領収書あり = [いいえ]、かつ

ユーザーが添付した領収書イメージあり = [はい]

このエントリに添付されている領収書には、デジタルで非準拠を示すフラグが設定されます。

紙の領収書原本のコピーである場合は、準拠した方法で領収書をもう一度取り込んでください。

真正の電子領収書である場合は、この規定外フラグは無視してください。

お客様は、警告と致命的な規定外フラグのどちらを作成するか選択してください。

デジタルで準拠していない経費に添付されている領収書がある場合 (この領収書が SAP Concur Mobile アプリから追加されているかどうかにかかわらず)、このルールは経費の保存を発動します。Concur Expense の電子領収書の場合は発動されません。

デジタルで準拠 = [いいえ]、かつ

電子領収書あり = [いいえ]、かつ

携帯領収書あり = [はい]

このエントリに添付されている領収書には、デジタルで非準拠を示すフラグが設定されます。

紙の領収書原本のコピーである場合は、準拠した方法で領収書をもう一度取り込んでください。

真正の電子領収書である場合は、この規定外フラグは無視してください。

お客様は、警告と致命的な規定外フラグのどちらを作成するか選択してください。

領収書の取扱い

[領収書の取扱い] を使用して制限を設けることができます。

レポートの処理

十分なアクセス許可を有するユーザーが、タイムスタンプ フィールドを使って [レポートの処理] ページから照会を作成することができます。

構成/機能のアクティブ化

領収書のデジタル化機能を設定するには、本ガイドの設定セクションを参照してください。

構成

この処理は、通常、実装時に行います。設定されていない場合は、SAP Concur Support にお問い合わせください。

基本ステップは下記のとおりです。それぞれの詳細は、以降のページで説明します。

  1. これらのステップは、SAP Concur が行うものとお客様に行っていただくものがありますので、お客様と SAP Concur 間の調整が必要となります。

ステップ 1: Concur 内部設定の有効化

Concur 内部管理コンソールで、Concur 管理者が [イメージのアップロードを許可] オプション ([設定] ページ) を [はい] に設定します。

ステップ 2: イメージング サービスの有効化

Concur 管理者が [イメージング設定] にお客様の会社 ID と公開鍵を入力します。

ステップ 3: 領収書イメージング構成の作成または修正

  1. 請求書イメージング構成を作成または修正するには:
  2. [管理] > [経費精算] (サブメニュー) をクリックします。
  3. [領収書の取扱い] (左側メニュー) をクリックします。[領収書の取扱い] ウィンドウが表示されます。
  4. [領収書のイメージング] タブをクリックします。

  1. 次のいずれかの操作を行います。
  1. 適切なフィールドを入力します。

フィールド名

説明/操作

名前

この構成の一意の名前を入力します。ポリシーを設定するときにこの名前が表示されます。

Adobe Reader ダウンロード URL

従業員がソフトウェアをダウンロードするための Adobe Web サイトへのリンクを入力します。

このリンクは、Adobe Reader がインストール済みかどうかを確認するシステム チェック時のエラー メッセージに表示されます。

注意: [領収書] メニューを従業員がクリックすると、Adobe Reader がインストールされているかどうかがシステムによってチェックされます。

領収書受領済マーク

このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、領収書が正しく受領されたときに、経費の処理者の [領収書を受領済] フラグが [いいえ] から [はい] に変わります。

操作方法を表示

このフィールドは使用されなくなりました。

イメージのアップロードを有効化

このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、ユーザーにイメージのアップロードを許可します。有効にすると以下のようになります。

  • [領収書イメージの添付] リンクが [領収書] メニューに表示されます。
  • 経費エントリを開くと、[経費] タブの下部に [領収書の添付] リンクが表示されます。
  • [経費に添付できる領収書] ライブラリにアップロードできます。

領収書イメージの使用を許可

このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、レポート レベルでイメージを添付できるようになります。有効な場合、レポート レベルと経費エントリ レベルで添付できます。

注意: アップロードを許可した場合、この設定内容にかかわらず、ユーザーは常に経費エントリ レベルで添付できます。

  1. [保存] をクリックします。

ステップ 4: ポリシーへの割り当て

  1. イメージング構成をポリシーに割り当てるには:
  2. [管理] > [経費精算] (サブメニュー) をクリックします。
  3. [ポリシー] をクリックします。[ポリシー] ページが表示されます。
  4. 次のいずれかの操作を行います。

[ポリシーの修正] ページが表示されます。

  1. [イメージング構成] リストで、適切なイメージング構成を選択します。

  1. [保存] をクリックします。

ステップ 5: (オプション) 領収書の通知テキストの修正

必要に応じて、ユーザーに表示される通知のテキストを編集できます。

  1. 領収書テキストを編集するには:
  2. [ポリシー] で (前述の手順で説明)、[領収書テキスト] フィールドに目的のテキストを入力します。

  1. [保存] をクリックします。

ステップ 6: (オプション) 代理構成の修正

別の従業員に代わって作成する経費精算レポートの領収書イメージの管理を代理に許可するかどうかを設定できます。会社で領収書の管理が代理に許可されている場合でも、個々のユーザーがプロファイルで拒否することができます。

  1. 代理構成を修正するには:
  2. [管理] > [経費精算] (サブメニュー) をクリックします。
  3. [代理構成] (左側メニュー) をクリックします。[経費代理の構成] ページが表示されます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

[経費代理の構成の編集] ページが表示されます。

  1. 必要に応じて、[代理はレポートの領収書のイメージを表示可能] チェック ボックスを選択 (有効化) します。
  2. この設定は "表示" とありますが、表示、追加、削除などが含まれます。
  3. [保存] をクリックします。

ステップ 7: (オプション) 領収書ワークフロー ステップの保留

ステップ 8: (オプション) 領収書紛失申告の有効化

機能の有効化

  1. 紛失申告機能を有効化して、テキストをカスタマイズするには、以下の手順に従います。
  2. [管理] > [経費精算] (サブメニュー) をクリックします。
  3. [ポリシー] をクリックします (左側メニュー)。[ポリシー] ページが表示されます。
  4. 次のいずれかの操作を行います。

[ポリシーの修正] ページが表示されます。

  1. 領収書紛失申告を選択します。下図に示すように、さらに 2 つのテキストボックスが表示されます。

  1. 必要に応じて、説明および同意テキストを入力します。
  2. 紛失届のテキストは、[管理] > [経費精算の管理] > [翻訳] で翻訳できます。目的の言語を選択します。[カテゴリー] 列の [ポリシー名] を選択します。1 つまたは複数のポリシーのテキストを修正します。
  3. [保存] をクリックします。

申告ルール

管理者は、エントリ フィールド [領収書紛失の紛失申告あり] を使用して、紛失届のある経費エントリを特定することができます。下記は監査ルールのサンプルです。

ステップ 9: (オプション) 日本 e-文書タイムスタンプ

機能の有効化

この機能を有効にするには、SAP Concur Support にお問い合わせください。

  1. e-文書タイムスタンプを使用するようグループを設定するには:
  2. [グループ構成] ページでグループを選択して、[修正] をクリックします。
  3. [グループに対する構成] ページの [デジタル コンプライアンスの国のルール] リストで、[日本 e-文書] を選択します。

  1. [保存] をクリックします。

ステップ 10: (オプション) Fapiao の取り込みの有効化

この機能を有効にするには、サポートまたは実装のコーチにご連絡ください。

Concur 管理者が、ご購入いただいたお客様に対して、Fapiao 領収書の取り込みを有効にできます。有効になると、国籍に関係なく、社内のすべての Concur ユーザーが、WeChat™ モバイル アプリに埋め込まれた SAP Concur ミニ アプリ プログラムを使用できるようになります。

ステップ 11: (オプション) 領収書のデジタル化の有効化

Concur Expense のグループ管理ロールが付与された管理者が、グループ構成で領収書のデジタル化機能を設定できます。設定すると、そのグループ内のすべてのユーザーがこの機能を利用できるようになります。

  1. 領収書のテジタル化を使用するようグループを設定するには:
  2. [グループ構成] ページで [新規] を選択します。[グループの選択] ウィンドウが表示されます。
  3. グループを定義しない場合、次に定義するレベルから継承されます。未定義のグループに対しては、必ずポリシーを継承してください。
  4. [グループの選択] ボックスで、目的のグループを選択します。
  5. [完了] をクリックします。[グループに対する構成] ウィンドウが表示されます。

  1. [グループに対する構成] ページの [グループ名] フィールドにグループの名前を入力します。
  2. [デジタル コンプライアンスの国のルール] 一覧で、従う適切なプロセスを選択します。
  1. [保存] をクリックします。

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