Concur Expense: 領収書の
取扱い – デジタル領収書
設定ガイド
最終変更日: 2022 年 11 月 3 日
以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。
Concur Expense
Professional/Premium edition
Standard edition
Concur Travel
Professional/Premium edition
Standard edition
Concur Invoice
Professional/Premium edition
Standard edition
Concur Request
Professional/Premium edition
Standard edition
目次
セクション 2: イメージングおよび領収書に関するガイド各種 1
セクション 4: [経費に添付できる領収書] ライブラリを使用するための準備 4
セクション 5: アップロード、メール、およびデジタル化された領収書のガイドライン 7
レポート レベルでの領収書のアップロード/表示/削除 - レポート提出前 14
経費エントリ レベルでの領収書のアップロード / 表示 / 削除 18
[経費に添付できる領収書] ライブラリのイメージの添付 / 表示 / 削除 21
[経費に添付できる領収書] ライブラリへのメールの登録 25
ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリへの領収書のメール送信 25
[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用する場合の権限の委任 26
セクション 9: [経費に添付できる領収書] ライブラリの管理 27
領収書の [経費に添付できる領収書] ライブラリへのアップロード 27
セクション 12: 日本 e-文書領収書タイムスタンプ 35
ステップ 3: 領収書イメージング構成の作成または修正 63
ステップ 5: (オプション) 領収書の通知テキストの修正 65
ステップ 7: (オプション) 領収書ワークフロー ステップの保留 67
ステップ 8: (オプション) 領収書紛失申告の有効化 67
ステップ 9: (オプション) 日本 e-文書タイムスタンプ 68
ステップ 10: (オプション) Fapiao の取り込みの有効化 69
ステップ 11: (オプション) 領収書のデジタル化の有効化 69
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 |
|---|---|
2022 年 11 月 3 日 | NextGen UI に関する情報を追加しました。全体的な修正を行いました。表紙の日付を更新しました。 |
2022 年 10 月 1 日 | 2022年 11 月 1 日に FAX 機能廃止となったため、FAX の記述を削除しました。 |
2022 年 6 月 20 日 | NextGen UI の使用時に、無制限の数の領収書をアップロードできます。 |
2022 年 6 月 18 日 | 領収書のデジタル化機能に対するポルトガルの追加サポートに関する情報を追加しました。領収書のデジタル化セクションのコンテンツの絞り込み。 |
2022 年 4 月 1 日 | 政府デジタル領収書サイトへの正しいリンク。 |
2022 年 1 月 22 日 | サポートされている追加の領収書の種類 (OFD など) に関する情報を追加しました。 サポートが廃止されたため、HTML (書式付き) ファイルのアップロードに関する記述を削除しました。 |
2021 年 10 月 18 日 | レポートの処理セクションに NextGen UI セクションを追加し、タイムスタンプ イメージ (具体的には、経費精算レポートの提出前と提出後) が付与された経費エントリを処理するための従来の UI と NextGen UI の違いを説明する表を加えました。 |
2021 年 10 月 12 日 | 新しいタイムスタンプが設定されたイメージについてセクションをセクション 5: アップロード、メール、およびデジタル化された領収書のガイドラインに追加しました。 セクション 6: レポート レベル (レポート提出の前と後の両方) での領収書イメージの移動、削除、および添付解除に関連する変更を反映するためにユーザーに表示される内容が更新されました。 前回のガイド更新時以降の UI の変更に合わせて、セクション 12: 日本 e-文書領収書タイムスタンプを更新しました。 |
2021 年 5 月 14 日 | メールおよびアップロードについて – 概要セクションを更新し、使用可能なファイル形式として HTML を追加しました。 |
2021 年 1 月 27 日 | Fapiao 領収書に関する注意事項、Fapiao 領収書の取り込み、および (オプション) Fapiao の取り込みの有効化の 3 つの新しいセクションを追加しました。 |
2021 年 1 月 7 日 | 著作権を更新しました。表紙のタイトルに Concur を追加しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020 年 9 月 25 日 | FAX 文書タイトルを更新しました。FAX 機能がレガシーである旨の注意を追加しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020 年 4 月 9 日 | ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020 年 3 月 24 日 | リンク切れを修正しました。 |
2020 年 1 月 2 日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2019 年 11 月 15 日 | 軽微の編集を行いました。 |
2019 年 10 月 31 日 | Concur Travel & Expense Web Receipts の Google Chrome 拡張機能イメージを更新しました。 |
2019 年 10 月 30 日 | SAP Concur のサインイン ページのイメージを更新しました。 |
2019 年 10 月 2 日 | "デジタル化された領収書に関する注意事項" セクションの "用語集" 内のフランスの法令を更新しました。その他軽微の編集を行いました。 |
2019 年 10 月 1 日 | 領収書のデジタル化機能のコンテンツを追加しました。 |
2019 年 2 月 13 日 | e-文書領収書に求められるイメージ要件を 5M ピクセルから 3.88M ピクセルに修正しました。 |
2019 年 1 月 24 日 | 軽微の編集を行いました。 |
2019 年 1 月 12 日 | e-文書のグラフィックを更新して、新しいタイムスタンプ アイコン ( e-文書のグラフィックを更新して、新しいタイムスタンプ ラベルにしました。 |
2019 年 1 月 4 日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018 年 11 月 2 日 | 領収書の紛失申告が SAP Concur の Mobile アプリでは利用できないことについての注意を削除しました。 |
2018 年 9 月 14 日 | 9 月のリリース日が 2018 年 9 月 22 日に変更されました。 |
2018 年 9 月 15 日 | e-文書セクションを更新して、デジタル コンプライアンス管理者ロールを追加しました。 サポートが廃止されたため、HTML (書式付き) ファイルのアップロードに関する記述を削除しました。 |
2018 年 6 月 6 日 | メール照合セクションに "メール アドレスを照合するには、経費精算ユーザーロール/アクセス許可がアクティブになっている必要があります。さもないと、照合ボタンは表示されません" という記述を追加しました |
2018 年 4 月 4 日 | 表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018 年 1 月 8 日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2017 年 8 月 19 日 | 参照箇所 (スクリーンショット) を更新して、 |
2017 年 7 月 8 日 | e-文書機能を追加しました。 |
2016年12月14日 | 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。 |
2016 年 12 月 9 日 | コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。 |
2016 年 11 月 30 日 | HTML ファイルにダブルバイト文字が含まれている場合、アップロードや処理が正しく行われないことについての注記を追加しました。 |
2016 年 10 月 28 日 | 領収書の紛失申告が SAP Concur の Mobile アプリでは利用できない旨の注意を追加しました。 |
2016 年 5 月 13 日 | 英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。 |
2015 年 9 月 28 日 | [保存] ボタンで、選択した行項目に領収書が自動添付されます。 |
2015 年 7 月 6 日 | 誤字を修正しました。その他の内容の変更はありません。 |
2015 年 6 月 19 日 | メール機能が運用エンティティでは使用できるものの、テスト エンティティでは使用できない旨の注意を追加しました。 |
2015 年 6 月 3 日 | [経費に添付できる領収書] ライブラリ/セクションには、Concur が過去 365 日に受領したイメージのみが含まれるという旨の注意を追加しました。 |
2015 年 4 月 20 日 | 全体的に詳細情報を追加しました。 |
過去の改訂履歴を削除しました。このガイドの初期公開は 2015 年 1 月 16 日です。 |
注意: 複数の SAP Concur 製品バージョンおよび UI テーマを利用できるため、このコンテンツには、実装と正確に一致しないイメージまたは手順が含まれている場合があります。たとえば、SAP Fiori UI テーマが実装されている場合、ホーム ページのナビゲーションは [SAP Concur ホーム] メニューに統合されます。
ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス許可がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。
さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur Support にご依頼ください。
領収書および請求書イメージを管理する方法は、お客様のニーズと設定に合わせていくつかあります。異なるプロセス向けにそれぞれガイドがありますので、会社の構成に応じて、適切なガイドを選択してください。
説明 | ガイド | |
|---|---|---|
アップロード | 電子領収書 (たとえば、イメージをスキャンしたものやモバイル デバイスで写真を撮影したもの) またはデジタル化された領収書 (領収書の原本を正しくデジタル化し適合化したもの) を Concur Expense にアップロードできます。 その後、以下の操作を行うことができます。
注意: ライブラリ内のイメージは、レポート レベルでは添付できません。 注意: レポート レベルで取り込んだ領収書のデジタル化はまだ利用できません。 | Expense: 領収書の取扱い – デジタル領収書設定ガイド |
メール | 電子イメージ (たとえば、スキャンしたイメージやモバイル デバイスで撮影した画像) を Concur Expense にメール送信できます。 Concur Expense では、[経費に添付できる領収書] ライブラリにイメージが自動的に保存されます。その後、保存しておいたイメージを経費エントリ レベルで添付できます。 注意:
| |
CFDi | デジタル CFDi ファイルは、メキシコのデジタル形式要件をサポートする XML 形式です。 CFDi ファイルには以下の特徴があります。
| Expense: Receipt Handing – Digital Tax Invoice Setup Guide |
イメージングは、すべて SAP Concur がホストする無料サービスです。Concur Expense にイメージをアップロードおよびメール送信できます。サービスがイメージを受信すると、Concur Expense 内に PDF ファイル形式で表示されます (Adobe Reader を使用)。本ガイドでは、ユーザー、代理、承認者、および処理者向けに、アップロードおよびメール送信の手順について説明します。
本ガイドでは、紙の領収書を自国の規制や政府機関に従い公的なデジタル コピーに適合化する領収書のデジタル化機能についても説明します。
領収書の電子イメージを取得する方法は複数あります。たとえば以下の方法を使用できます。
次に、以下の処理を実行します。
ユーザーがイメージをアップロードおよび添付できるように設定されている場合、[経費に添付できる領収書] ライブラリにもアクセスできます。このライブラリは、ユーザーのイメージやデジタル化された領収書を使用準備が整うまで保存しておくリポジトリです。
どちらの処理を使用するかは、以下のような複数の要素によって決まります。
ユーザーが領収書をレポート レベルと経費エントリ レベルのどちらで添付するかは、以下の要素によって決まります。
イメージング サービスを設定したら (本ガイドの設定に関するセクションで説明)、領収書をアップロードして、レポートまたは経費エントリ (どちらか適切な方) に直接添付するか、または [経費に添付できる領収書] ライブラリにメールで送信することができます。ただし、[経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書をメールで送信する前に、ユーザーのメール アドレスの照合が必要になります。
複数のメール アドレスを SAP Concur に登録できますが、メールを登録できるのは 1 回限りです。
照合するメールを入力するには、[プロファイル] > [プロファイル設定] をクリックします。
左側メニューの [メール アドレス] をクリックします。プロファイルの [メール アドレス] セクションが表示されます。
[メール アドレスを追加] をクリックして、照合するメール アドレスを追加します。
新しい行が表示されるので、メール アドレスを入力します。出張通知の連絡を行うかどうかを選択できます。[OK] をクリックします。
ユーザーが [照合] をクリックすると、このメッセージが表示されます。
メールを開き、SAP Concur からのメールを探し、照合コードをコピーして、そのコードを [コードを入力] フィールドに入力します。[OK] をクリックします。
[照合済] メッセージが表示されたら、処理は完了です。
これで、本ガイドのアップロードとメール送信のガイドラインの情報を使用して、照合済アドレスから receipts@concur.com に領収書イメージをメールで送信できます。
アップロードまたはメール送信のファイル形式は PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、TIFF ファイルのいずれかにする必要があります。
以下の点に注意してください。
Fapiao とは、中国のビジネス取引に必要とされる法的な税領収書です。Fapiao は中華人民共和国の国家税務総局が発行し、加盟店が提供します。
Fapiao の取り込み専用の WeChat™ モバイル アプリの SAP Fapiao 取り込みミニ アプリを使用する必要があります。このミニ アプリは、Fapiao を取り込んで Concur Expense にアップロードする唯一の手段です。付加価値税 Fapiao の場合、WeChat アプリで取り込んだ Fapiao は、Fapiao の真正性および一意性に関する政府機関の要件を満たします。
SAP Concur Mobile アプリまたは ExpenseIt を使用して紙の領収書原本の写真を撮影することで、デジタル化処理が行われ、各国固有のコンプライアンス ルールに従い紙の領収書が適合化されます。このプロセスが実行されると、領収書は "認証済" とみなされます。つまり、デジタル化されたコピーは元の紙の領収書と同じ証明力を持つため、ユーザーはデジタル化されたコピーを保持し、用紙を排除することができます。デジタル化された領収書は、経費の他の領収書と同様に使用することができます。
用語 | 定義 |
|---|---|
認証済 | Concur Expense に表示される、デジタル化された領収書に貼付されるラベル。 |
認証 / ホモロゲーション | 本ドキュメントのコンテキストでは同じですが、ホモロゲーションの方がより具体的です (ホモロゲーションとは、公的認可機関による規制基準および仕様を製品が満たしていることを認証または承認する処理です)。
|
コンプライアンス | 行政機関から発行されたルールまたは規制に準拠すること。たとえば、領収書のデジタル化に関するルールへの SAP Concur のコンプライアンスなど。 |
適合化 | 紙の領収書の証明力のあるデジタル コピーへの変換に関するそれぞれの国のルール/規制を適用する処理。 |
デジタル化 | 紙の領収書を適合化した際の結果。適合化された領収書は “デジタル化” されたものとみなされます。Concur Expense でのデジタル化された領収書には、[認証済] というアイコンが付けられます。 |
ルール / 規制 | 紙の請求書 / 領収書の適合化およびデジタル化に関連する適用法令。 |
検証 | データ検証のコンテキストにおいて、値を受け取り、内部ソースまたはサードパーティのソースに照らして検証するサービスまたは人。 |
紙の領収書や紙の領収書の公的コピーを取り込み、消費、保存、および取得するための SAP Concur ビジネスソリューションは現在、フランス、スペイン、およびポルトガルで発行されたルールにのみ準拠しています。
いずれの場合でも、それぞれの国や地域での準拠内容について、税務局や法務当局にお問い合わせください。米国など、領収書の公的なデジタル コピーに関するルールが厳密ではない国も多くあります。こうした国々では、法律を順守するために、それぞれの国の当局にお問い合わせになることを強くお勧めします。
ポルトガルでデジタル化された領収書によるペーパーレス化を希望するお客様も、現地の法律に準拠した電子アーカイブ プロセスを導入する必要があります。電子アーカイブ プロセスを定義しておくことは、SAP Integration with Concur Solutions (SAP ICS) for ERP integration のベスト プラクティスであり、ポルトガル当局によって確立された電子アーカイブ ルールを確実に遵守します。
電子アーカイブ ガイドラインには、以下の要件が含まれます。
以下の点に注意してください。
PDF ファイルにはいくつかのタイプがあります。次の PDF ファイルは、イメージとしてアップロードすることはできません:
PDF ファイルには PDF ポートフォリオという種類もあります。複数の PDF を "コレクション" として集めた PDF ポートフォリオにはさまざまな形式のファイルが含まれることがあります。Concur Imaging では、利用可能な形式のイメージング ファイル (PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、または TIFF) は保持されますが、それ以外の形式のファイルは破棄されます。
以下の点に注意してください。
このセクションでは、一般的なユーザー処理を説明します。ユーザーは一般的に、次の処理を行います:
お客様は、たとえば夕食が 50 ドルを超える場合や、すべての航空券に対して、領収書が必要な場合を定義します。領収書が必要な場合、Expense では、既定の [領収書] 列の横にアラート アイコン 付きの [アラート] 列が表示され、領収書アイコン
が表示されます。
領収書が添付されると、[アラート] 列は表示されなくなり (その他すべてのレポート エラーがクリアされた場合を想定)、 [領収書] 列に領収書イメージが表示されます。
[アラート] ウィンドウで [レポートの提出] をクリックした場合もユーザーに通知されます。
お客様によっては、ユーザーのレポート レベルへのアップロードを許可せず、個々の経費ごとにアップロードを求める場合もあります。ただし、ユーザーが許可されている場合は、レポート レベルでこれを行うことができます。
領収書のアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと全体的な接続速度に応じて異なります。
レポートを開き、領収書アイコン をクリックします。
[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、 [領収書イメージのアップロード] タイルを使用して必要な領収書をアップロードします。
アラートが通知として表示されますが、レポートの提出時に領収書を追加するオプションはありません。レポートを開き、上記の手順に従って領収書を追加します。
アップロードの完了後に、領収書を表示するには、ユーザーは [領収書の管理] > [添付ファイルの管理] をクリックします。
ユーザーは、表示されたウィンドウで、必要に応じて領収書を管理することができます。これには、領収書の削除、追加、および領収書を別のウィンドウで開くなどが含まれます。
上記のように、ユーザーは [削除] オプションを使用して、経費から領収書を削除することができます。
以下の点に注意してください。
領収書のアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと全体的な接続速度に応じて異なります。
経費エントリが開いている場合、 [アラート] 列を参照して領収書が必要かどうかを最初に確認します。必要な場合は、ユーザーが [領収書] 列の領収書アイコンをクリックし、表示されるウィンドウの [詳細] タブで [領収書イメージのアップロード] をクリックします。
[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、必要な領収書をアップロードします。
イメージを開いているときに、イメージを添付すると経費エントリの右側に直接表示されます。
必要に応じて、ツールバーを使用して、イメージのズームや回転を実行できます。
ユーザーは、 [領収書を表示しない] リンクおよび [領収書の表示] リンクをクリックして、領収書の表示を切り替えることもできます。
間違ったイメージをアップロードした場合、削除して、やり直すことができます。請求書をまだ提出していない場合、または提出済みの請求書がユーザーに戻された場合にのみ、ユーザーはイメージを削除することができます。
以下の点に注意してください。
[添付解除] をクリックすると、確認ダイアログが表示されます。
[はい] をクリックすると、経費エントリから領収書の添付が解除されます。領収書イメージが [経費に添付できる領収書] ライブラリに戻されるか追加され、経費エントリに添付されていた対応する領収書がなくなります。
[経費に添付できる領収書] ライブラリの領収書は、領収書必須 アイコンを使用して経費エントリ レベルで添付できます。
レポートを開き、領収書アイコン をクリックします。
[領収書の添付] ウィンドウが表示され、[経費に添付できる領収書] ライブラリにすべての経費に添付できる領収書が表示 (のみ) されます。このページのオプションを使用して、経費に添付できる領収書を確認し、[領収書イメージのアップロード] タイルを使用して必要な領収書をアップロードします。
表示 - 経費エントリ レベルの手順で領収書を表示することができます。
削除 - 経費エントリ レベルの手順で領収書を削除することができます。
領収書が正しく添付されていることを確認したら、経費精算レポートを通常の手順で提出します。
代理が領収書を (直接またはユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリ内で) 表示、追加、または削除できるかどうかは、以下の 2 つの要因によって決まります。
- かつ -
会社で代理による領収書の管理が許可されている場合、プロファイルに [領収書の表示] オプションが表示され、代理に許可するオプションを定義することができます。
[プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費精算と申請の代理] (左側メニュー) をクリックします。目的の代理について、[領収書の表示] チェック ボックスを選択 (有効化) します。
[領収書の表示] チェック ボックスにチェックが付いていない場合、これらの領収書は代理には表示されず、使用できません。
このセクションの以降の説明は、[領収書の表示] が有効になっていることを前提としています。
代理が、ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリに領収書をメールで送信できるようにするには、ユーザーのメール アドレスと代理のメール アドレスがそれぞれのプロファイルで照合される必要があります。
最初に、代理が自分のメール アドレスを照合します (本ガイドの[経費に添付できる領収書] ライブラリを使用するための準備を参照。
次に、ユーザーが自分のメール アドレスを照合するか、代理がユーザーに代わって照合処理を開始します。ただし、代理がユーザーのメール アドレスを入力することはできません。ユーザーに代わって代理が照合プロセスを行う場合は、ユーザーのプロファイルで [照合] をクリックします。Concur Expense から、代理宛てではなくユーザー宛てに照合メールが送信されます。ユーザーがメールを開き、照合コードを自分のプロファイルに入力します。
処理が完了すると、下記のように、ユーザーに代わって代理が領収書をメールで送信できるようになります。
代理がユーザーの領収書をメールで送信するには、以下の手順を実行します。
システムでは以下の処理が行われます。
次に:
代理は、ユーザーとして作業している間、ユーザーの [経費に添付できる領収書] ライブラリ内で、代理が代理として作業しているユーザーに許可されたすべてのアクションを実行できます。代理は、このガイドのユーザー エクスペリエンスセクションの手順を使用します。
承認者および処理者:
承認者および処理者がアップロードや表示を行うには、本ガイドのユーザー エクスペリエンスの手順に従います。
領収書の削除が必要な場合、承認者や処理者はレポートをユーザー (または代理) に戻して、削除を要求する必要があります。
このセクションでは、以下の操作方法など、[経費に添付できる領収書] ライブラリに関する追加情報について説明します。
本ガイドのアップロードとメール送信のガイドラインの情報を使用して、添付ファイルを準備します。次に、receipts@concur.com へのメールを作成し、領収書を添付して、メールを送信します。
ユーザーが [経費] をクリックし、画面の下部までスクロールして [経費に添付できる領収書] セクションを表示します。
ページ下部で [領収書イメージのアップロード] をクリックします。[開く] ウィンドウが表示されます。
ユーザーが [参照] をクリックして目的の領収書を見つけ、 [開く] をクリックして領収書イメージをライブラリに追加します。これで、いつでも領収書を添付できます。
経費エントリが開いているときに、代理が [領収書] 列の領収書アイコンをクリックし、表示されるウィンドウの [詳細] タブで [領収書イメージのアップロード] をクリックします。
[領収書の添付] ウィンドウが表示されます。このページのオプションを使用して、 [経費に添付できる領収書] ライブラリに存在する経費に添付できる領収書を確認し、必要な領収書をアップロードします。
[経費に添付できる領収書] ライブラリで、削除するイメージをクリックします。
別のウィンドウでイメージが開きます。[削除] をクリックし、[削除確認] ウィンドウで [削除] をクリックします。
領収書がモバイル経費 (SAP Concur Mobile アプリを使用してモバイル デバイスで生成された経費) に関連付けられている場合、または電子領収書である場合は、ライブラリから領収書を削除できません。
管理者は、最初の承認者にレポートを送信する前に領収書イメージを経費精算レポートに添付するように求めるステップを、Concur Expense ワークフローに追加することができます。イメージング サービスが領収書を受信すると、PDF 形式でレポートに添付され、ワークフローの次のステップへ進めるようになります。
イメージング サービスを使用するコンピュータには、適切なバージョンの Adobe Reader をインストールする必要があります。バージョンは 8.0 以降を推奨しています。Concur Expense では、イメージングの一部として Adobe Reader を提供しておりませんが、http://www.adobe.com/jp/ から無償でダウンロードしてインストールして頂くことが可能です。
PDF を別のウィンドウではなく、ブラウザ上に表示するように、Adobe Reader を設定する必要があります。
イメージング サービスでは、大きな PDF は圧縮されます。イメージがただちに影響を受けることはありませんが、後で PDF を表示すると、領収書イメージがグレースケールになり、元のファイルほど鮮明でなくなります。
以下の表に、従業員が領収書イメージをイメージ アップロード サーバーにアップロードした際に表示される可能性があるエラー メッセージまたは想定される状況を示します。
エラー メッセージ | 説明 | 対処法 |
|---|---|---|
ファイルの選択なし | アップロードするファイルが、[アップロードするファイル] リストにありません。 | [ブラウズ] ボタンを使用してアップロードするファイルを選択します。 |
完了 | ファイルのアップロードが正常に完了しました。 | 対処は不要です。 |
ファイル サイズ制限超過 | [ファイルの添付] ウィンドウに最大ファイル サイズが表示されます。その情報を参照してください。 | 別の形式でファイルを保存するか、300 dpi 以下でファイルをスキャンし直してサイズを減らします。最良の結果を得るために、1024 x 768 以下のイメージ解像度の白黒画像で写真撮影またはスキャンしてください。 注意: 圧縮ソフトウェアを使用してファイルを圧縮しないでください。 |
ファイル形式がサポートされていません | ファイルの形式が、領収書イメージのアップロード機能でサポートされていません。 | ファイルを PNG、JPG、JPEG、PDF、TIF、TIFF のいずれかの形式で保存します。 本ガイドの PDF ファイルについても参照してください。 |
アップロード エラー | 不明な理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。 | アップロード処理が正常に完了していません。新しいセッションでファイルをアップロードします。引き続き問題が発生する場合は、SAP Concur 管理者にご相談ください。 |
セッションの期限が切れています。アプリケーションにもう一度ログオンしてください。 | 24時間以上操作がなかったため、セッションの期限が切れました。 | 一度閉じて、もう一度ログインしてください。 |
現在イメージをアップロードできません。アプリケーションにエラーが発生しているか、[更新] ボタンを押した可能性があります。ブラウザ ウィンドウを閉じて、アプリケーションからイメージのアップロードを再試行してください。 | さまざまな理由により、ファイルのアップロードが失敗しました。 | Expense を新しく開き、ファイルのアップロードをもう一度試してみてください。 |
領収書イメージを添付する必要があっても見つからない (たとえば、紛失または廃棄した) 場合、イメージ化した領収書の代わりに電子署名した紛失届を使用することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。
領収書紛失届は、ユーザーのみが提出できます。ユーザーの代理またはプロキシは提出できません。
領収書紛失届が必要な場合、[領収書の管理] > [領収書紛失申告] をクリックします。
[領収書申告の作成] ウィンドウが表示されます。適切な経費を選択し (複数記載されている場合があります)、 [同意して作成] をクリックします。
紛失届に関連付けられた各経費エントリに アイコンが追加されます。
領収書紛失届のイメージが作成され、経費に添付されます。また、確認のために日付、時間、従業員名、その他の詳細のレコードが作成されます。
後で領収書が (レポートの提出前に) 見つかった場合、紛失届を削除して領収書イメージを添付することができます。これを行うには、アイコンをクリックしてから [削除] をクリックします。次に、[削除確認] ウィンドウで、[削除] をクリックします。
紛失届機能を設定するには、以下の設定セクションをご参照ください。
日本の e-文書タイムスタンプ機能では、管理者がユーザーのグループに対して領収書のタイムスタンプ処理を設定できます。
管理者はこれらのタイムスタンプをワークフロー ルールおよび監査ルールで使用できます。
受領済、保留中、申請済、および無効なタイムスタンプを監視する検証プロセスがあります。検証プロセスでは正常にタイムスタンプが付けられたイメージを再検証し、タイムスタンプが有効なイメージと無効なイメージに対して日付範囲別に件数と総計が表示されます。
この機能により、日本のお客様は e-文書の規制に従い紙の領収書の代わりにイメージを使用するための法的遵守を維持することができます。
経費精算レポートの作成時、正しくタイムスタンプが付けられた領収書に新しいアイコン () が表示されます。経費に添付できる領収書に、領収書イメージごとに有効なタイムスタンプまたはステータスが表示されます。
ステータス | 説明 |
|---|---|
受領済 | 領収書がシステムに入力されました。 |
保留中 | イメージがまだタイムスタンプの順番待ちに入っていません。 |
申請済 | タイムスタンプが申請されました。 |
不適格 | イメージが 3.88M ピクセル未満であるため、タイムスタンプに適格でありません。 注意: e-文書タイムスタンプ対象として適格になるには、イメージが 200dpi (スキャナ) または 3.88M ピクセル (スマートフォン/デジタル カメラ) を超えており、RGB が 24 ビットカラー以上である必要があります。 |
無効 | イメージが検証チェックで不合格になりました。 |
以下のように、領収書イメージをユーザーが削除または添付解除できない場合があります。
以下の場所の変更が表示されます。
[グループ構成] ページの [デジタル コンプライアンスの国のルール] リストで、管理者はユーザーのグループに [日本 e-文書] を選択できます。
[ワークフロー ルール] (および [監査ルール] と [領収書の取扱い]) で [デジタルで準拠] が表示されます。
管理者は [監査ルール] を使用して経費エントリの保存に制限を設けることができます。
[領収書の取扱い] を使用して制限を設けることができます。
[e-文書タイムスタンプ] 検証ツールを使用すると、経費精算レポートのタイムスタンプを検証することができます。これは通常、行政監査の過程で行われます。特定の日付範囲の間に検証のために提出されたイメージの件数が表示されます。検証で不合格になったイメージを表示することもできます。
このツールは、管理者が利用できます。このツールにアクセスするための [デジタル コンプライアンス管理者] ロールが作成されました。
ユーザーの [ツール] ページに、[e-文書タイムスタンプ] 検証リクエスト ツールが表示されます。
このツールは、日付ごとに以下の情報を表示します。
十分なアクセス許可を有するユーザーが、タイムスタンプ フィールドを使って [レポートの処理] ページから照会を作成することができます。
この場合の十分なアクセス許可とは、以下のいずれかを意味します。
e-文書機能を設定するには、以下の設定セクションをご参照ください。
タイムスタンプ イメージのある経費エントリの処理方法について、従来の UI と NextGen UI の間に違いがあります。経費精算レポートの提出後、NextGen UI では、イメージの添付解除、レポートからの経費エントリの削除や移動ができなくなります。
すべての管理者は NextGen UI への移行時にこの違いを認識し、e-文書に適切な処理を検討することをお勧めします。
従来の UI | NextGen UI | |||
|---|---|---|---|---|
提出前 | 提出後 | 提出前 | 提出後 | |
エントリを削除 | X | X | ✔︎ | X |
エントリを移動 | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ | X |
イメージの添付解除 | X | X | ✔︎ | X |
NextGen UI では、領収書アップロードの無制限な数がサポートされます。
Fapiao 領収書の取り込みを統合することで、中国の規制や政府機関に準拠して Fapiao を取り込み、Concur Expense にアップロードすることができます。
Fapiao とは、ビジネス取引、従業員への払戻、および付加価値税の控除に必要とされる公的な領収書です。Fapiao は中華人民共和国の国家税務総局が発行し、加盟店が提供します。
中国を対象とする Fapiao 領収書の取り込み機能としては、以下のようなものが含まれます。
初期機能リリースでサポートされていない Fapiao またはドキュメントとしては以下のようなものが含まれます。
紙の領収書原本の公的コピーを取り込むには、WeChat™ モバイル アプリに埋め込まれている SAP Concur ミニ プログラムを使用します。WeChat ウォレットから Fapiao 情報をアップロードすることもできます。モバイル アプリ内で紙の領収書の写真を撮影します。写真が撮影されると、承認されているサードパーティの検証業者にイメージがアップロードされます。成功か失敗かを示すメッセージがモバイル アプリのユーザーに返されます。
イメージの取り込みが検証されると、電子 Fapiao が検証済であることを示すために、WeChat プログラムの SAP Concur ミニ アプリの電子 Fapiao に [検証済] スタンプ が表示されます。付加価値税 Fapiao のエントリが重複していないかもチェックされます。
Fapiao が検証されると、ユーザーは [Concur に送信] ボタンをクリックして Fapiao を Concur Expense にアップロードすることができます。ボタンをクリックすることで、Fapiao を Concur Expense にアップロードできます。 また、該当する経費に対して SAP Concur ミニ アプリで Fapiao が表示されます。
SAP Concur ミニ アプリでは、経費精算レポート内の個々の電子領収書経費項目に、1 つの添付ファイルのみが経費項目レベルで表示されます。その他の添付ファイル イメージはレポート レベルになります。つまり、Fapiao イメージ以外の添付ファイル (明細化された領収書など) が経費項目にある場合は、下図に示すように、経費精算レポートの [領収書] タブで表示できます。
取り込まれた Fapiao は、他の領収書と同じように、Concur Expense のユーザーに表示されます。
Fapiao のフィールド (中国語) | Fapiao のフィールド | SAP Concur ミニ アプリ | Concur Expense |
|---|---|---|---|
发票代码 | Fapiao コード | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
发票号码 | Fapiao 番号 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
开票日期 | 発行日 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
消费日期 | 取引日 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 取引日 |
校验码 | 照合コード | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
合计金额 | 税込み額 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
合计税额 | 税額 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
发票类型 | Fapiao タイプ | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
价税合计 | 総額 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 金額 |
购买方-名称 | 購入者名 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
购买方-纳税人识别号 | 購入者の税番号 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
购买方-地址、电话 | 購入者の住所 購入者の電話番号 | なし なし | ✓ カスタム フィールド ✓ カスタム フィールド |
销售方-名称 | 販売者名 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 支払先名 |
销售方-纳税人识别号 | 販売者の税番号 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
销售方- 地址、电话 | 支払先の住所 支払先の電話番号 | なし なし | ✓ カスタム フィールド ✓ カスタム フィールド |
货物或应税劳务、服务名称 | 行項目 - 名前 | なし | ✓ カスタム フィールド |
规格型号 | 行項目 - 指定 | なし | ✓ カスタム フィールド |
单价 | 行項目 - 単価 | なし | ✓ カスタム フィールド |
数量 | 行項目 - 数量 | なし | ✓ カスタム フィールド |
金额 | 行項目 - 金額 | なし | ✓ カスタム フィールド |
税率 | 行項目 - 税率 | なし | ✓ カスタム フィールド |
税额 | 行項目 - 税額 | なし | ✓ カスタム フィールド |
Fapiao のフィールド (中国語) | Fapiao のフィールド | SAP Concur ミニ アプリ | Concur Expense |
|---|---|---|---|
发票代码 | Fapiao コード | ✓ | なし |
发票号码 | Fapiao 番号 | ✓ | なし |
发票类型 | Fapiao タイプ | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
开票日期 | 発行日 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 取引日 |
上车时间 | 乗車時刻 | なし | なし |
下车时间 | 降車時刻 | なし | なし |
距离 | 距離 | ✓ | なし |
出租车所在地 | タクシーの所在地 | ✓ | なし |
金额 | 総額 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 金額 |
Fapiao のフィールド (中国語) | Fapiao のフィールド | SAP Concur ミニ アプリ | Concur Expense |
|---|---|---|---|
开票日期 | 発行日 | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
消费日期 | 取引日 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 取引日 |
发票类型 | Fapiao タイプ | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
出发城市 | 出発都市名 | ✓ | なし |
到达城市 | 到着都市名 | ✓ | なし |
列车号 | 列車番号 | ✓ | なし |
旅客姓名 | 乗客 | ✓ | なし |
金额 | 総額 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 金額 |
座位等级 | 座席クラス | ✓ | なし |
Fapiao のフィールド (中国語) | Fapiao のフィールド | SAP Concur ミニ アプリ | Concur Expense |
|---|---|---|---|
填开日期 | 発行日 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 取引日 |
发票类型 | Fapiao タイプ | ✓ | ✓ カスタム フィールド |
填开单位 | 発行者 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 支払先 |
票价 | チケット価格 | ✓ | なし |
起飞日期 | 出発日 | ✓ | なし |
起飞时间 | 出発時刻 | ✓ | なし |
民航发展基金 | CaaC 開発基金 | ✓ | なし |
燃油附加费 | 燃料サーチャージ | ✓ | なし |
其他税费 | その他の税 | ✓ | なし |
保险费 | 保険 | ✓ | なし |
出发城市 | 出発都市名 | ✓ | なし |
到达城市 | 到着都市名 | ✓ | なし |
航班号 | フライト番号 | ✓ | なし |
旅客姓名 | 乗客 | ✓ | なし |
座位等级 | 座席クラス | ✓ | なし |
电子客票号码 | 電子チケット番号 | ✓ | なし |
合计 | 総額 | ✓ | ✓ 標準フィールド: 金額 |
Concur Expense では、付加価値税の月次処理を行い、中国の電子税申告システムへ報告するため、標準勘定抽出 (SAE) を Fapiao の詳細と一緒に SAP の各種付加価値税管理システムに送付します。
領収書のデジタル化機能により、フランス、スペイン、ポルトガルのお客様、またはこれらの国で従業員または設定があるお客様は、国の関連する規制要件に従って紙の領収書をデジタル化できます。つまり、デジタル化処理の結果として生成されるドキュメントは元の紙のドキュメントと同じ価値になるため、紙の破棄が可能になります。
領収書デジタル化機能には、以下のようなものが含まれます。
法律の詳細については、以下を参照してください。
元の紙の領収書をデジタル化するには、ユーザーは SAP Concur Mobile アプリの最新バージョンを使用する必要があり、Mobile アプリで Expense It を使用することができます。Mobile アプリで紙の領収書の写真を撮影します。写真が撮影されると、関連するデジタル化処理がイメージに適用されます。この処理が完了すると、デジタル化処理が正常に終了したかどうかを確認するために、Mobile アプリのデジタル化された領収書にスタンプが表示されます。
デジタル化処理が中断された場合、イメージが認証されていない旨のメッセージがユーザーに表示され、もう一度試すよう指示されます。SAP Concur Mobile アプリのカメラが表示されるので、領収書の写真をもう一度取り込みます。
ExpenseIt を使用して写真を撮影する場合の技術的な失敗としては以下のようなタイプが含まれます。
いずれの場合でも、写真を撮り直すか、処理が完了するまで待機するよう促すメッセージがアプリで表示されます。
経費精算レポートの作成時、正しく適合化されたデジタル化された領収書に [認証済] アイコン () が表示されます。NextGen UI のユーザーの [レポートに追加できる経費]、[経費に添付できる領収書]、および経費リストにデジタル化された領収書が表示されます。
ユーザーがデジタル化された領収書の写真を SAP Concur Mobile アプリを使用して撮影していれば、代理がユーザーの経費精算レポートを作成できます。
経費精算レポートを開くためのアクセス許可を有するユーザーまたは管理者が、デジタル化された領収書が含まれる行項目に移動し、デジタル化された PDF ファイルをダウンロードできます。領収書のデジタル化処理で作成された PDF には、必要なすべての情報または証拠となる値が含まれます。
以下の例は、[レポートに追加できる経費] に表示される、認証済の領収書です。認証済の領収書には、[認証済] アイコン が表示されます。
以下の例は、[経費に添付できる領収書] に表示される、認証済の領収書です。
以下の例は、経費リストに表示される、認証済の領収書です。
デジタル化された領収書を削除すると、ドキュメントが完全に削除されます。デジタル化されたドキュメントを削除する前に、領収書が不要であるか、元の紙の領収書がまだ利用可能であることを確認してください。
デジタル化された領収書をレポート エントリから削除した場合、その領収書が経費エントリ内で SAP Concur Mobile アプリで取り込まれたものであると、添付されているデジタル化されたドキュメントが削除されます。
領収書のデジタル化処理で作成された PDF には、証拠となる値を持つために必要なすべての情報が含まれます。経費精算レポートを開くためのアクセス許可を有するユーザーおよび管理者が、デジタル化された領収書が含まれる行項目に移動し、デジタル化された PDF ファイルをダウンロードできます。
承認者および処理者には、Concur Expense の既存のバージョンの経費精算レポートおよび経費リストに [認証済] 領収書ステータスが表示されます。
以下の場所の変更が表示されます。
[グループ構成] ページの [デジタル コンプライアンスの国のルール] リストで 管理者は、関連するユーザー グループが従うデジタル化処理を選択することができます。
スペインまたはポルトガルのユーザーの場合は、[スペイン] を選択します。フランス語のユーザーの場合は、[フランス] を選択します。
[ワークフロー ルール] (および [監査ルール] と [領収書の取扱い]) で [デジタルで準拠] が表示されます。
管理者は [監査ルール] を使用して経費エントリの保存に制限を設けることができます。
以下の表に、領収書のデジタル化に対する監査ルールの設定例を示します。これらのルールは、出張者からの正しい使用を確立する上で有用であるとともに、非準拠の領収書を承認者および処理者に対して警告することもできます。
説明 | イベント | 条件 | 規定外フラグ | コメント |
|---|---|---|---|---|
デジタルで準拠していない経費に添付されている領収書がある場合 (この領収書が SAP Concur Mobile アプリと Concur Expense の NextGen UI のどちらから追加されているかにかかわらず)、このルールは経費の保存を発動します。Concur Expense の電子領収書の場合は発動されません。 | 経費の保存 | デジタルで準拠 = [いいえ]、かつ 電子領収書あり = [いいえ]、かつ ユーザーが添付した領収書イメージあり = [はい] | このエントリに添付されている領収書には、デジタルで非準拠を示すフラグが設定されます。 紙の領収書原本のコピーである場合は、準拠した方法で領収書をもう一度取り込んでください。 真正の電子領収書である場合は、この規定外フラグは無視してください。 | お客様は、警告と致命的な規定外フラグのどちらを作成するか選択してください。 |
デジタルで準拠していない経費に添付されている領収書がある場合 (この領収書が SAP Concur Mobile アプリから追加されているかどうかにかかわらず)、このルールは経費の保存を発動します。Concur Expense の電子領収書の場合は発動されません。 | デジタルで準拠 = [いいえ]、かつ 電子領収書あり = [いいえ]、かつ 携帯領収書あり = [はい] | このエントリに添付されている領収書には、デジタルで非準拠を示すフラグが設定されます。 紙の領収書原本のコピーである場合は、準拠した方法で領収書をもう一度取り込んでください。 真正の電子領収書である場合は、この規定外フラグは無視してください。 | お客様は、警告と致命的な規定外フラグのどちらを作成するか選択してください。 |
[領収書の取扱い] を使用して制限を設けることができます。
十分なアクセス許可を有するユーザーが、タイムスタンプ フィールドを使って [レポートの処理] ページから照会を作成することができます。
領収書のデジタル化機能を設定するには、本ガイドの設定セクションを参照してください。
この処理は、通常、実装時に行います。設定されていない場合は、SAP Concur Support にお問い合わせください。
基本ステップは下記のとおりです。それぞれの詳細は、以降のページで説明します。
Concur 内部管理コンソールで、Concur 管理者が [イメージのアップロードを許可] オプション ([設定] ページ) を [はい] に設定します。
Concur 管理者が [イメージング設定] にお客様の会社 ID と公開鍵を入力します。
フィールド名 | 説明/操作 |
|---|---|
名前 | この構成の一意の名前を入力します。ポリシーを設定するときにこの名前が表示されます。 |
Adobe Reader ダウンロード URL | 従業員がソフトウェアをダウンロードするための Adobe Web サイトへのリンクを入力します。 このリンクは、Adobe Reader がインストール済みかどうかを確認するシステム チェック時のエラー メッセージに表示されます。 注意: [領収書] メニューを従業員がクリックすると、Adobe Reader がインストールされているかどうかがシステムによってチェックされます。 |
領収書受領済マーク | このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、領収書が正しく受領されたときに、経費の処理者の [領収書を受領済] フラグが [いいえ] から [はい] に変わります。 |
操作方法を表示 | このフィールドは使用されなくなりました。 |
イメージのアップロードを有効化 | このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、ユーザーにイメージのアップロードを許可します。有効にすると以下のようになります。
|
領収書イメージの使用を許可 | このチェック ボックスを選択 (有効化) すると、レポート レベルでイメージを添付できるようになります。有効な場合、レポート レベルと経費エントリ レベルで添付できます。 注意: アップロードを許可した場合、この設定内容にかかわらず、ユーザーは常に経費エントリ レベルで添付できます。 |
[ポリシーの修正] ページが表示されます。
必要に応じて、ユーザーに表示される通知のテキストを編集できます。
別の従業員に代わって作成する経費精算レポートの領収書イメージの管理を代理に許可するかどうかを設定できます。会社で領収書の管理が代理に許可されている場合でも、個々のユーザーがプロファイルで拒否することができます。
[経費代理の構成の編集] ページが表示されます。
[ポリシーの修正] ページが表示されます。
管理者は、エントリ フィールド [領収書紛失の紛失申告あり] を使用して、紛失届のある経費エントリを特定することができます。下記は監査ルールのサンプルです。
この機能を有効にするには、SAP Concur Support にお問い合わせください。
この機能を有効にするには、サポートまたは実装のコーチにご連絡ください。
Concur 管理者が、ご購入いただいたお客様に対して、Fapiao 領収書の取り込みを有効にできます。有効になると、国籍に関係なく、社内のすべての Concur ユーザーが、WeChat™ モバイル アプリに埋め込まれた SAP Concur ミニ アプリ プログラムを使用できるようになります。
Concur Expense のグループ管理ロールが付与された管理者が、グループ構成で領収書のデジタル化機能を設定できます。設定すると、そのグループ内のすべてのユーザーがこの機能を利用できるようになります。
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